A favor de la gestión documental

por All-Safe / 18 de Noviembre de 2009

La organización eficaz de la documentación de una entidad productiva tiene sus razones de ser y una serie de ventajas que la tornan prácticamente indispensable. Las compañías manejan cotidianamente una cantidad exorbitante de datos.

A favor de la gestion documental Esta circunstancia hace necesaria una labor inteligente e intensiva de gestión, una tarea de almacenamiento, acceso y distribución de todos esos documentos con eficiencia y pulcritud.

Tal es la razón por la que resulta tan recomendable el respaldo de toda esa información transformándola de formatos impresos a archivos electrónicos. Los archivos electrónicos cuentan con una manera mucho más presta de acceso y búsqueda, para el servicio de los clientes internos y loe externos de una empresa.

Una alternativa sencilla y económica

Para optimizar hasta el máximo un trabajo de gestión documental la destrucción de archivos obsoletos juega un papel determinante. A fin de cuentas genera una opción organizacional sencilla y económica que produce los siguientes beneficios:
1) Mantener los bancos de datos protegidos, perfectamente organizados y accesibles con sólo un click.
2) Enviar de un modo cómodo y seguro información a través de internet.
3) Tener en alcance permanente todas las referencias documentales necesarias para la buena marcha para un negocio, sin extravíos ni traspapeleos.
4) Controlar perfectamente quién puede o no acceder a la información en custodia.
5) Recuperar espacio para un almacenamiento fructífero en lugar de amontonar pilas inservibles de documentos obsoletos.
6) Aprovechar las más recientes normativas que permiten el archivo digital con respecto al tradicional y más arriesgado y costoso del papel.

Resumen de beneficios

Cuatro son los más grandes beneficios que puede brindarle una acertada gestión documental a un negocio. El primero de ellos se refiere a una notable reducción de costes que se pueden lograr por la disminución de materiales a organizar y proteger, en cuestión de recursos materiales y humanos.

El segundo tiene que ver con un lógico incremento en la calidad y la productividad que pueden ahora lograr unos empleados sin tanta labor sin sentido, y prestos a concentrarse en lo verdaderamente relevante. Tercero, por la depuración realizada aumenta el valor que ya tiene de por sí la información en resguardo. Y, finalmente, hay que resaltar la cuarta consecuencia, precisamente la más importante de todas: la posibilidad de brindar una mejor atención a los clientes. Definitivamente, la destrucción responsable de archivos es la vía idónea para una labor de gestión documental de primer orden.

 
2436

Comentarios (No hay registros)
No existen comentarios para esta entrada

Agrega un comentario