Beneficios de la conversión digital

por All-Safe / 17 de Junio de 2009

Cualquier registro en papel a día de hoy es necesario convertirlo en documentos electrónicos, lo que puede suponer enormes beneficios, aunque en un principio la tarea resulte costosa y con enormes pérdidas de tiempo. El escaneo de cada uno de sus documentos lleva tiempo y es costoso.

Los beneficios de la conversión digitalLo ideal es adquirir un nuevo programa de imágenes digitales o rediseñar con el que ya se cuenta. Tal vez no sea necesario realizar el escaneado de todos y cada uno de los documentos en papel que tenga la empresa, pero sí hacer un estudio de cuáles son los que deberían estar en ese formato para destruir el resto del papel.

De este modo la capacidad de acceso, seguridad e inmediatez aumentará notablemente.

Ventajas

La conversión y la digitalización de documentos en una empresa ofrecen grandes ventajas:

* Se debe realizar un escaneo de manera inteligente: únicamente aquellos documentos que sean realmente necesarios en el momento preciso.
* Documento a los que se tendrá acceso directo desde el escritorio que facilita el flujo de trabajo actual relativo a los documentos en soporte papel.
* Mayores medidas de seguridad y acceso.
* Acceso a toda la documentación tanto desde la sede de la propia empresa como desde el exterior.

Habitualmente, la tendencia es escanear los documentos de mayor importancia, a los que se accede con mayor periodicidad. Los documentos que no se necesiten de manera frecuente pueden dejarse para una posterior digitalización en momentos de menos intensidad de trabajo.

Si se diseña un programa de escaneo específico se pueden conseguir grandes reajustes en los costes de conversión, a la vez que se cumplen con los requisitos de entrada al documento.

Elegir los documentos a convertir

Es necesario indexar los documentos por medio de las personas que conozcan en profundidad los papeles que van a ser objeto de la digitalización.

Una vez indexada esta información se une a través de una interfaz en la web, y se instala en cada documento una etiqueta con un código de barras, lo que le da una identidad única y electrónicamente propia.

Así cuando llegue el momento, los documentos se convierten a imágenes digitales por medio de un escáner, una fotocopiadora en red y se remiten al servidor de la persona encargada de realizar esta tarea.

Este completo proceso de captura hace que la información continúe bajo la supervisión de la empresa, y se conservan los documentos en el interior de la sociedad durante el proceso.

La cantidad de espacio que se recuperará en la empresa será notable. Pero como siempre advertimos cuidado con la forma en la que se desharán de los documentos. Esa tarea, déjesela a los profesionales de All Safe.

 
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