Por eso es tan importante que a la hora de llevar a cabo el reciclaje de ciertos documentos una de las máximas sea la seguridad para no tener problemas a la larga.

Podemos definir como documentación confidencial: estrategias empresariales, métodos de negocio, documentos contractuales, propiedad intelectual, patentes, desarrollo de nuevos productos, etc…

Máximas medidas de seguridad con la documentación confidencial

Cualquiera de estos elementos debe estar rodeado de cierta seguridad a la hora de ser reciclado con una protección especial, de ese modo se podrán evitar filtraciones, divulgación o difusión a terceros, algo que podría generar a la empresa graves perjuicios ya que la competencia podría hacerse con esta documentación y conocer los puntos débiles de la sociedad en cuestión.

En ocasiones esta documentación confidencial ha de ser guardada durante cierto tiempo por las empresas, aunque con el tiempo acabe destruyéndose. El problema surge con los problemas físicos si la necesidad de custodiar esos documentos debe hacerse de manera física por no estar ésta en soportes digitales.

Las recomendaciones son de sobra conocidas, cualquier documento que pueda poner en peligro a una empresa deben ser custodiados por pocas personas, de confianza y generalmente con acceso restringido a estos datos.

Custodia en la oficina y en el proceso de reciclaje

De esa manera podremos evitar que cualquier persona pueda conocer informaciones que no deben salir a la luz o que deben ser conocidas por pocas personas dentro de la empresa.

Lo ideal es contar en la oficina con alguna caja de seguridad a la que tengan acceso personas “elegidas”, hasta que llegue el momento de reciclar toda esa documentación contratando a una empresa profesional que sea capaz de custodiar y destruir los documentos confidenciales con la máxima seguridad para evitar problemas posteriormente.

Parecen recomendaciones muy obvias, sin embargo no siempre se tienen en cuenta, la dejadez en este tipo de acciones puede llevar a la quiebra y el desastre absoluto de una empresa, por lo que es necesario poner en marcha cualquier tipo de medida para evitar que esto pueda suceder.

Generalmente los responsables máximos de las empresas dejan de lado este tipo de acciones, confían en sus subordinados y posteriormente pueden llevarse sorpresas desagradables. El espionaje empresarial y la competencia están a la orden del día y cualquier protección contra ello es poca.

Todos los conceptos sobre los tóner

Existen diferentes tipos de tóner que se utilizan para recargar, siendo el más común el de micro partículas, que se basa en un polvo fino volátil, básicamente formado por carbón y hierro, y entre cuyos principales componentes se encuentran el cromo, el cobre, los cianuros inorgánicos, los acrílicos, el revelador y las partículas termoplásticos.

A consecuencia de la presencia de hierro en los poner, las partículas termoplásticos pueden ser atraídas a través de un imán, cumpliendo la misma función que las impresoras a tinta, ya que al entrar en contacto con el láser de la impresora, estas partículas se funden y adhieren al papel.

El transporte del tóner

Por otra parte, el primer componente dedicado al transporte del tóner es un tambor magnético. Así, el tóner se almacena en una tolva dentro de los cartuchos.

La apertura de esta tolva se recubre con un tambor magnético que recoge el tóner para transportarlo directamente al tambor principal.

Para evitar grandes pérdidas de tóner, la abertura de la tolva se regula con un sistema que se ha venido en denominar comúnmente “doctor blade”, y cuya función consiste en dosificar la cantidad precisa de tóner para obtener una impresión adecuada.

Funcionamiento del sistema de carga

Los cartuchos de tóner cuentan con dos dispositivos de carga. El más novedoso emplea un tambor de carga; y el antiguo emplea un cable extremadamente fino. Cualquiera de estos dos sistemas se encargan de situar la carga dentro del tambor principal.

Este tambor es básicamente un cilindro con una cubierta fotoconductora orgánica o sintética que se encarga de transportar la imagen, todavía en forma de polvo de tóner, hacia los papeles. La mayoría de tambores giran un total de tres veces para cubrir una sola letra, lo que significa que sólo un tercio de la imagen puede estar en el tambor de forma simultánea.

En las impresoras láser, la carga estática hacia el tambor principal extrae el tóner del tambor magnético; mientras que el rayo láser de la impresora se encarga después de impactar sobre el tambor principal, dando así como resultado la imagen.

La correcta manipulación de los tóner es vital para el medio ambiente

A medida que el tambor principal gira con un tercio de la imagen en él e imprime dicha imagen en el papel, una parte del tóner se queda en el tambor y debe quitarse antes de que el otro tercio de la imagen se sitúe en el tambor. De no limpiarse, la imagen se repetirá, dando lugar a una impresión defectuosa. La cuchilla limpiadora se encarga de que esto se desarrolle de forma correcta.

De igual modo, la cuchilla de recuperación es una cinta de mylar fina que se apoya a lo largo de todo el tambor. Una vez que el cartucho está funcionando, la cuchilla limpiadora está situada sobre la de recuperación. Así, a medida que el tambor rota y sitúa la imagen en la página, el resto de la imagen que se queda en el tambor es apartada por la cuchilla de recuperación.

El cartucho de tóner

El tóner está ubicado dentro del cartucho en tambores magnéticos o de teflón que incluyen OPC, una aleación de aluminio, selenio y arseniuro. En este sentido, conviene recordar que el cartucho no es igual a los tradicionales, sino que está fabricado con PVC, un plástico no biodegradable compuesto por elementos policlorados.

Obviamente, los componentes de los cartuchos de toner cuentan con una elevada toxicidad, por lo que es imprescindible realizar una gestión eficaz de este tipo de residuos.

Finalmente, conviene destacar que no es posible situar todos estos compuestos químicos en una sola categoría o corriente de desecho, sino que, por el contrario, cada uno cuenta con un tratamiento particular.

Gran variedad de componentes

Los cartuchos de tóner presentan una variedad de componentes tan elevada que, de no ser correctamente gestionados, provocarán contaminación. Así, la particularidad ligada al uso de este producto se basa en que las empresas no manejan grandes cantidades, ya que no es una materia prima de gran notoriedad, sino que en muchas ocasiones pasa desapercibida y no se tiene en cuenta (algo similar a lo que sucede con las pilas).

De hecho, los cartuchos de tóner se arrojaban a la basura hasta hace relativamente poco tiempo, entrando en los circuitos de los residuos domésticos, sin mayores controles. De esta forma, contaminaba los rellenos sanitarios provocando efectos tan nocivos como la degradación de la tierra, la contaminación de las napas y de la atmósfera.

Por estos motivos se han puesto en marcha técnicas que posibilitan una optimización en la generación de residuos. Por fortuna, los cartuchos de tóner utilizados presentan una clara ventaja respecto a muchos otros residuos peligrosos, ya que tienen un elevado porcentaje de materia apta para su reutilización y reciclado; aparte de la no menos importante rentabilidad económica.

Y es que la exposición indebida de los datos personales de tantas personas, sin ningún tipo de autorización, es de una importancia equiparable a la del peligro sanitario que se hubiera producido de haberse tirado muestras de pacientes con graves enfermedades. La protección de la privacidad no es un asunto de poca monta, muy por el contrario mucho está en juego cuando se pone en riesgo la confidencialidad de los datos personales.

Un problema de todos

A veces se piensa que tal circunstancia no compete a ciertas actividades de la sociedad, como por ejemplo el comercio. Sin embargo, con tan sólo analizar ciertos detalles se verá que no es así. Como muestra: los currículum que se manejan en las empresas para un procedimiento de selección de personal deben ser destruidos una vez que se ha logrado determinar al candidato idóneo para quedarse con el puesto. Y además, esta labor debe reportarse por escrito ante las autoridades de la AEPD detallando el método o servicio de destrucción de documentos utilizado.

Integridad física y moral

Otro caso importante que se presenta en el área comercial, con respecto a la destrucción documental es el de las medidas utilizadas para proteger la información personal de terceros. Los formularios que las personas llenan con sus datos en el momento de solicitar determinados servicios deben ser manejados con suma cautela y discreción para no atentar contra la integridad moral, e incluso física de quienes toman un cierto tratamiento o padecen cierto mal, por ejemplo, o para no sufrir de intromisiones o intentos de robo o delitos similares.

Un insufrible acoso

Autoridades dela Comisión de Consumo del Congreso aprobaron en conjunto una ley que altera el régimen legal de la contienda publicitaria desleal y anuncios ilegales. La iniciativa se envió a la instancia superior correspondiente y sólo se necesita el visto bueno del senado para que entre en vigor. La ley en cuestión, ampliamente promovida por la OCU, modifica radicalmente algunas reglamentaciones muy importantes que se relacionan con la Defensa de los consumidores, Competencia desleal, Publicidad y Ordenación del comercio minorista. De esta manera se protegerá a aquellas firmas que cumplen cabalmente con lo establecido, a diferencia de aquellas otras que desarrollan tendenciosas y abusivas estrategias de propaganda. En cuanto sea aprobada esta ley el acoso comercial telefónico será contemplado como una falta y podrá ser perseguible.

Proteger la confidencialidad

La AEPD reporta que el 53% de las empresas españolas utilizan las guías telefónicas para elegir a los destinatarios de sus campañas de publicidad, por medio de llamadas a teléfonos fijos. Por lo consiguiente funcionarios de esta misma entidad han especificado una serie de consejos para protegerse de esta forma de invasión a la privacidad. Estas sugerencias son, para los usuarios de teléfono móvil: no responder a un número telefónico desconocido en la medida de lo posible, compartir nuestros datos personales únicamente a las empresas de confianza, desconfiar de mensajes en donde se mencionen regalos, promociones y gangas, no contestar comunicados de supuestas instituciones financieras, y tener siempre presente que el público puede pagar cierta cantidad para recibir este tipo de mensajes con ofertas publicitarias, si ese es su deseo. Por lo que se refiere a los usuarios de telefonía fija, algunas valiosas recomendaciones son, no recibir llamadas a través de contestadoras automáticas sin intervención del propio usuario, gestionar para que no se publiquen los datos personales en las guías telefónicas o en su caso señalar que esos mismos datos no pueden ser usados para fines publicitarios.

Para una empresa exitosa

Vamos a comentar ciertas noticias relacionadas con el tema que nos darán una pauta de la relevancia de evitar almacenajes documentales inútiles y de riesgo.

Ahorro extremo

Para los que piensen que es excesivo preocuparse por simples papeles, que de cualquier manera se van a ir a la basura, vale la pena destacar lo siguiente: en un análisis desarrollado hace poco tiempo se calculó que en sólo un año una firma dedicada a la destrucción segura de archivos documentales logró hacer que una prestigiosa universidad estadounidense ahorrara $667,882. Esta cantidad provenía de servicios de archivado, lo que permitía liberar espacios para poder ser utilizados en otros negocios redituables, disminuyendo tiempo de búsquedas y retirando oportunamente equipos informáticos obsoletos. Asociarse con una compañía responsable y eficaz de destrucción de archivos puede ser la vía para sanear su empresa y llevarla a los niveles de productividad que siempre esperó.

De simples extravíos a pérdidas totales

Se sabe ya que, en todo el mundo, del 3% al 5% de las empresas extravía documentos y similares de un modo u otro. El costo de cada una de estas pérdidas es de un promedio aproximado de 150 euros. Ciertas encuestas especializadas nos arrojan que las corporaciones que manejan 1millón de archivos pierden hasta 5 millones de euros en documentación extraviada o traspapelada. Parece una cifra increíble, pero grandes negocios se han caído por la falta de un documento oficial, que a la postre, ha aparecido oculto entre montañas de documentación obsoleta.

En este sentido, importantes ejecutivos de la Unión Americana se ven obligados a ocupar anualmente la suma acumulada de cuatro semanas en la búsqueda de algún documento extraviado. En ocasiones se tiende a culpar al personal de este tipo de fallas, sin embargo, no es adecuado proceder de esta manera en cada ocasión: si se analiza con detenimiento el error es básicamente estructural y organizacional. Hay que depurar regularmente la documentación y acudir con las instancias especializadas para deshacerse de lo necesario. Destruir inteligentemente, es prevenir y no lamentar.

All-Safe, para las nuevas generaciones

Pronto comprobaremos que cada una de las acciones que tomamos no influye sólo en el presente inmediato, sino que además influye notablemente en un porvenir que vincula a todas las personas del mundo.

No es sólo por hoy

Cuando elegimos la opción de una responsable destrucción de documentos, estamos promoviendo toda una cultura de eficiencia. El público consumidor presta su atención tanto al producto como al productor. El medio siempre será el mensaje. De ahí que, como propietario o responsable de una empresa debamos tener presente que todo negocio tiene una proyección a distintos niveles, y que si sabemos manejarnos con soltura, inteligencia y, sobre todo, con responsabilidad social, los consumidores lo sabrán valorar y recompensar.
La destrucción segura de documentos no debe ser un tópico secundario para las industrias; llegó el momento, en especial para las pymes, de visualizarlo como una auténtica estrategia de oportunidad y desarrollo.

El futuro es responsabilidad de todos

Otra vertiente que se debe comprender totalmente es la necesidad de un desecho responsable de los archivos documentales. All-Safe puede, sin duda alguna, ser considerado como la mejor opción para ello. La importancia de esta faceta estriba en que al elegir en el presente esta alternativa industrial, estamos modificando el posible panorama en el que se desenvolverá nuestro negocio en un futuro cercano. Cada uno de los sucesos que estructuran el entorno humano se encuentra vinculado a una serie de causas y efectos. Conviene tener en cuenta esta circunstancia en el momento de tomar o no ciertas decisiones.

Practicar una destrucción adecuada de archivos documentales no solo ayuda al provecho de nuestra empresa, sino que también genera una posible realidad futura de las nuevas generaciones de habitantes del planeta: más que posibles consumidores, personas con las que tenemos una enorme responsabilidad por cada ejercicio del propio albedrio que desarrollamos segundo a segundo. Nosotros forjamos un porvenir a través de la orientación libre y juiciosa de la libertad. Una empresa debe ser contemplada más que como un simple negocio, como un serio empeño por desarrollar humanidad plena y buena para la mayor cantidad de personas posible.

Legislación ambiental residuos

El régimen competencial vigente en nuestro país, del que ya hablamos en otro apartado, configura el Derecho ambiental, como uno de los sectores con un mayor número de disposiciones. La confluencia de los ámbitos internacional, europeo, estatal, autonómico y local configuran un complejo y extenso régimen jurídico aplicable a la gestión ambiental de las empresas.

La mejor manera para poder hacer frente a todos los requisitos que dicha normativa ambiental establece, es contando con el servicio de consultores jurídicos ambientales.

El departamento legal de All-Safe, (juridico@allsafe.es), formado por grandes abogados ambientalistas con una experiencia dilatada en la materia, ofrece a todos los clientes y empresas, su asesoramiento para solventar todos los puntos establecidos por la legislación ambiental en vigor.

En esta sección también va a poder consultar y descargar gratuitamente el texto íntegro, en formato PDF, de las principales normas sobre la materia, que además se irán actualizando de manera periódica.

Legislación estatal

Ley 10/1998, de 21 de abril, de Residuos.
descargar (PDF, 84 KB)

Orden MAM/204/2002, de 8 de febrero, por la que se publican las operaciones de valorización y eliminación de residuos y la lista europea de residuos.
descargar (PDF, 91 KB)

Real Decreto 208/2005, de 25 de febrero, sobre aparatos eléctricos y electrónicos y la gestión de sus residuos.
descargar (PDF, 250 KB)

Legislación autonómica

• Comunidad autónoma de Madrid
  Ley 5/2003, de 20 de marzo, de Residuos de la Comunidad de Madrid.
  descargar (PDF, 147 KB)
  Ley 6/2003, de 20 de marzo, Impuesto sobre depósito de Residuos.
• Comunidad autónoma de Cataluña
  Ley 6/1993, de 15 de julio, Reguladora de los residuos.
  Ley 15/2003, de 13 de junio, de modificación de la Ley 6/1993, de 15 de julio, reguladora de los residuos.
  descargar (PDF, 57 KB)
  Ley 19/2003, de 13 de junio, de financiación de las infraestructuras de tratamiento de residuos y del canon sobre disposición de residuos.
  Decreto 34/1996, de 9 de enero, por el que se aprueba el Catálogo de Residuos de Cataluña.
• Comunidad autónoma del País Vasco
  Ley 3/1998, de 22 de febrero, General de Protección del Medio Ambiente del País Vasco. (Título III, Cap. IV, RESIDUOS)
  descargar (PDF, 237 KB)
• Comunidad autónoma Valenciana
  Ley 10/2000, de 12 de diciembre, de Residuos de la Comunidad Valenciana.
  descargar (PDF, 129 KB)

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