Cuida el tratamiento de tus datos personales

Las empresas de seguridad documental como All Safe saben que para que la información confidencial de una compañía sea protegida de forma segura, no es necesario recurrir a sofisticados medios de encriptación o cajas fuertes.

Esa vinculación responsable y previsora es la motivación de eventos como el que a continuación comentaremos. Se trata de un importante cónclave que fue celebrado en tierras hispanas en fechas recientes y que hace evidente que la seguridad de la información es parte vital de la cultura contemporánea.

A favor de la ley

Fue en Tenerife, en la sede central de Cajacanarias donde se dieron cita numerosos especialistas para discutir acerca de la correcta aplicación de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).
Este instrumento jurídico, desde su misma implementación, ha fungido como un imperativo legal de cumplimiento forzoso para todas las organizaciones empresariales y entidades administrativas. Las penalizaciones por quebrantar alguna de las clausulas de la LOPD pueden alcanzar hasta los 600.000 euros.

Afianzando conceptos

Poco más de 100 estudiosos estuvieron presentes en la magna reunión, una iniciativa de la patronal provincial CEOE-Tenerife y la Escuela Superior de Estudios Técnicos de Canarias (Esetec), en colaboración con A3 Software y Consultoring Asesores.

De entre los asistentes sobresalió la figura de Miguel Ángel Davara Rodríguez, catedrático de Derecho Informático y de Informática para Juristas de la Universidad Pontificia Comillas de Madrid.
Precisamente, este especialista connotado fue uno de los autores de la LOPD. Actualmente, goza de un gran prestigio como especialista en Derecho de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC).

La seguridad y la transparencia

De acuerdo a Davara las organizaciones públicas y empresas de diverso orden que manejan datos confidenciales de los ciudadanos deben proporcionar a cualquier interesado una alternativa sencilla y sin costo para poder rectificar, cancelar y oponerse directamente al manejo que se haga de sus referencias personales.

En este sentido, puede interpretarse que la iniciativa de Davara se fundamenta en un manejo transparente y honesto de los datos confidenciales de la persona. En lo que se refiere a la protección de datos una actitud positiva moral y el respeto a la ley van de la mano.

Trabajar en equipo aumenta el rendimiento

De entrada conviene adelantar una posible postura ante esta capital diferencia: toda acción referida para conseguir un objetivo determinado es una labor que en esencia se efectúa en equipo, por lo consiguiente, no hay actividades totalmente individuales.

Es por eso que, ante una repartición de labores, aún programada para que se realice por un solo empleado, lo que debe procurarse es generar las condiciones ideales para que las consecuencias de esa acción repercutan armoniosamente en el trabajo del resto de los colaboradores. Ahondemos en este planteamiento.

El ser del diálogo

Las personas comunican su manera de pensar a través del lenguaje. La perspectiva tradicional apunta a lo siguiente: cierto individuo tiene una idea y trata de expresarla a los demás por medio de las palabras convenientes.

En el caso de una organización, un elemento obtiene una idea que puede ser provechosa para el resto de sus compañeros, tiene la opción de desarrollarla por su cuenta, pero a final lo hará dirigiéndose al bienestar común o para solventar una problemática relacionada con los otros.

De la misma manera que en el lenguaje, que por esencia tiende a la otredad como motivación de ser, en el caso de la comunicación organizacional, aun cuando un elemento realice una tarea individualmente, esta misma siempre estará proyectada al resto de las actividades de la entidad.

El dialogo del ser

Una provechosa manera de visualizar el flujo de actividades que dinamizan a una organización es pensando que se trata de un lenguaje, siempre vivo en su propio expresar.

Tal y como Heidegger ponderó “el habla” tiene su lenguaje, y más allá de los individuos lo que acontece en esa corriente expresiva es lo que define la existencia humana como tal.

Así también en el trabajo organizado hay que fomentar el trabajo en conjunto, interpretándolo como una expresión, la vitalidad de un proyecto, manifestado en las labores particulares desarrolladas por los trabajadores.

En la medida en que se propicien las adecuadas condiciones para que este fluir de acciones se desarrolle adecuadamente, por ejemplo por medio de la destrucción de archivos documentales, vía depurativa y optimizadora por excelencia, la labor de una empresa se formalizará de modo correcto y redituable.

El dialogo de servicio que lleva a cabo una empresa con el público debe ser un eco de la comunicación productiva que ha de realizarse en el interior de dicha organización, para así mantenerla siempre vigente.

Las circunstancias y situaciones que colman un entorno son las que deben determinar una postura a seguir, principalmente en el campo de las empresas. La experiencia obtenida por los errores es indispensable, puesto que se trata de un conocimiento gestado por la necesidad propia de mejorar y conocer nuestros propios alcances. Profundicemos reflexivamente en la importancia de asumir y aprovechar las experiencias negativas, como experiencias con un valor por sí mismas.

Destruir para intentar de nuevo

La destrucción de archivos es una manera en la que se puede facilitar este aprovechamiento de las equivocaciones con relación a una entidad productiva.

Todo proyecto emprendido, genera un gran número de archivos en donde se asientan los procedimientos, mecanismos y gestiones que se precisaron para realizarlo. Por lo general esos antecedentes, al ser conservados sin una razón precisa y cuando son productos de una tentativa no exitosa, lo que provocan es un notable desasosiego en los directivos de una organización.

Lo que debe hacerse en todo caso es valorar lo esencial en esos documentos, rescatarlo y después eliminar por completo el resto.

Generar confianza para lograr crecimiento

No se debe lastrar el impulso hacia el crecimiento y la prosperidad de una entidad organizada y productiva. La destrucción de archivos, en especial de aquellos obsoletos y que se refieren a proyectos no concretados, no debe conservarse sin una razón que lo justifique.

Quien tiene un error es porque lo ha intentado y para poder avanzar hay que marchar en todo tipo de caminos. Los extravíos tienen su valía porque significan la adquisición de una experiencia vital para orientarse en la ruta del desarrollo seguro.

Para poder dirigir a una empresa adecuadamente se deben tener en consideración todos los escenarios posibles. La exploración de estas posibilidades implica consecuencias que pueden ser difíciles pero que, con los medios de apoyo necesarios, como los servicios de destrucción de archivos, a la larga serán de suma valía para llevar a una empresa hasta la consolidación.

El equipo humano es fundamental

Lo que debe hacerse es evitar que una fuerza ajena a la de la racionalidad determine un entorno dado. De acuerdo a MacNamara, la razón debe prevalecer, a fin de garantizar las condiciones mínimas para lograr crecimiento.

Pero la capacidad de ser razonables en el momento indicado no lo es todo para poder dirigir bien una empresa. Hay que ser principalmente y como veremos a continuación, pragmáticos y astutos. Manejar las mejores herramientas administrativas para un negocio, tal es el caso de la destrucción responsable de archivos, es una muestra patente de cómo lograrlo.

El arte de dirigir

La gestión empresarial debe procurar una armonización dinámica de todos los elementos implicados en la acción proyectada con vías al desarrollo.

Tácticas como la investigación de antecedentes de un plan de negocios, los medios de análisis y cálculo de resultados de tal proyecto y la utilización de aplicaciones extraídas de las diferentes ciencias- como por ejemplo, las matemáticas, la sociología o la psicología- para mejorar sus resultados, son parte de lo que un buen líder empresarial debe saber realizar con atingencia plena.

El recurso más importante

Sin embargo, más allá de la puesta en práctica de cualquier táctica de gestión encaminada al desarrollo empresarial, lo que al final de cuentas decide el éxito o el fracaso de un proyecto es el recurso humano con el que se cuente.

Para hacer funcionar una idea se necesita proporcionar a los colaboradores de un negocio las mejores condiciones y medios para lograrlo. La destrucción de archivos obsoletos es una alternativa a la que todo líder y directivo debe acudir para apoyar a su planta de trabajo y conseguir los mejores logros.

Desenvolverse en un ambiente sucio, saturado o de riesgo es desmotivante y a la larga genera encono. Es preciso, pues, dar la señal como líder de que se comprenden las necesidades de los trabajadores y de que esa optimización de los espacios de labor que la destrucción de archivos propicia, es un adelanto de la manera en que se cumplirá una compensación económica- o de otro tipo- por el esfuerzo realizado para cumplir los objetivos planteados con antelación.

De tal modo, es posible afirmar que la gestión empresarial tiene mucho de pragmatismo y comprensión, además de racionalidad.

Bajo esta noción se engloba al grupo de normas, procedimientos y métodos utilizados para administrar el flujo de documentación dentro de una entidad organizada.
Los sistemas de gestión documental

La gestión documental se realiza en numerosas áreas: almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación y autentificación.

La dinámica de la gestión documental se efectúa atendiendo a cada una de estos apartados, por ejemplo, con respecto al almacenamiento, identificando lugares idóneos para mantener a buen resguardo la documentación esencial, o bien calculando los costes que tal almacenamiento acarreará.

Así también, como muestra en el caso de la seguridad, una buena labor de gestión documental puede solventar dificultades relacionadas con el extravío de documentos, los accesos no permitidos a bases de datos o la eliminación no deseada de ciertos archivos.

Simplificación administrativa

Las organizaciones de hoy deben dependen en gran medida de sus estructuras de gestión documental para alcanzar sus particulares objetivos de producción y crecimiento. Toda empresa o institución de orden público necesita contar con un acceso inmediato a su información más valiosa.

Las actividades de una entidad productiva requieren efectuarse de manera sencilla, fluida, y al menor costo. Cuestiones como la reducción al mínimo de los desplazamientos no necesarios, la disminución de tiempo en las consultas efectuadas o bien la utilización de espacio para almacenamiento de archivos documentales, solamente pueden resolverse con eficacia por medio de una estrategia combinada de gestión y destrucción de documentos.

La utilización racional de los recursos disponibles para una compañía genera beneficios económicos que a la larga pueden determinar oportunidades de expansión posibles o bien permitir solventar situaciones de riesgo financiero. A tal grado de importancia se pueden mensurar las consecuencias de gestionar convenientemente los documentos de una empresa.
Vale la pena considerar una perspectiva integral de una organización, con relación a la gestión documental, en donde, al colocar un solo oficio o reporte donde le corresponde, o bien eliminándolo, estamos optimizando el edificio organizacional entero de nuestro negocio.

Elegir es encontrar

Teniendo un problema, cabe actuar de muchas y diferentes maneras posibles. Sin embargo, lo más conveniente es reducir ese abanico de opciones a solo dos: transformar esa dificultad en una disyuntiva. Acotar significa esclarecer una situación desfavorecedora.

Resultaría sorprendente establecer cuánto de una dificultad es solo confusión y falta de perspectiva. Una vez obtenida la visión precisa para abordar determinado trance, la solución del mismo es algo accesorio y mucho más accesible.

Sin embargo, para lograr esta disyuntiva hay que elegir las dos opciones más relevantes para la modificación de un estado de facto. Y todo elegir es un encontrar. Sin las condiciones para hallar las alternativas necesarias, todo el proceso se estropea, el tiempo se agota, y la problemática se incrementa hasta niveles irreversibles.

Depuración, valioso recurso

De esta manera, la simplificación administrativa, y todo lo que implica, como por ejemplo, la reducción de trámites, el respaldo de la información, la depuración de archivos, y la destrucción de documentos obsoletos, benefician de manera sobresaliente el establecimiento de disyuntivas, para solucionar cualquier tipo de problema al que se enfrente una empresa.
La destrucción documental, en específico, destaca como el mejor de estos mecanismos, porque no solo facilita el mejor panorama de una situación de riesgo, sino que además, a la larga, genera ahorros de tiempo y de recursos humanos y financieros que pueden ser utilizados para poner en práctica la resolución tomada.

Definitivamente, en los entornos empresariales, una eficaz toma de decisiones apoyada en las mejores estrategias depuradoras, puede llevar a cualquier proyecto a un puerto seguro. En los negocios, hay que tener presente en toda circunstancia, que menos siempre es más.

El sentido de la administración y de la gestión

La administración como concepto implementable, tuvo sus orígenes en los días de la Revolución Industrial, debido al acelerado crecimiento que tuvieron en ese entonces la mayoría de las empresas. Como consecuencia de ello, se incrementó también el nivel de complejidad del conjunto de sus respectivos procesos y operaciones productivas.

La espontaneidad empírica ordenadora ya no fue suficiente para cubrir todos estos cambios y de allí surgió la necesidad de adoptar una perspectiva científica para explicarlos y saberlos manejar. De acuerdo a cierto origen galo del término, gestión alude a las nociones de manejo, conducción y administración en general. En cierto modo, gestión se vincula con una actividad directiva enfocada primordialmente a un funcionamiento de tipo prospectivo. En contraste, la administración se aproxima más a la dinámica de la operación interna de una empresa o de cualquier tipo de organización.

La clave de la diferencia

Quien gestiona posee una capacidad estratégica orientada a lo externo, siempre en busca de la innovación y de otorgarle un valor agregado. Quien administra tiene un horizonte de alcances más reducido, y sólo se aboca a un manejo interno operativo y funcional.

Quien administra preserva lo alcanzado por una empresa; quien gestiona dirige estratégicamente los derroteros de esa entidad para alcanzar los mejores rendimientos y la mayor prosperidad.

El paso de ser un administrador a un gerente puede darse utilizando el recurso de la destrucción documental, puesto que solamente en un espacio libre y óptimo para el mejor rendimiento de una planta productiva, quien administra- y por tanto, sólo mira hacia adentro, hacia lo que se posee y es preciso conservar de manera ordenada y segura- puede darse la oportunidad de mirar hacia otros campos de oportunidad, desde un punto de vista gerencial es decir prospectivo.

La destrucción responsable de archivos documentales aumenta, interna y externamente, las posibilidades de crecimiento de una empresa y de los ejecutivos que la orientan.

La destrucción responsable de archivos documentales no solamente puede resultar de enorme relevancia para eficientar físicamente las labores de una institución. Los servicios de All-Safe pueden ser determinantes para optimizar la mentalidad productiva de los empleados de una entidad empresarial.

Limitación externa

La psique humana es profunda y compleja, pero sólo en la medida en que sea abordada de manera general. Desde una visión profunda, la mentalidad humana muestra diversas constantes, fáciles de discernir de manera aislada. En el caso de las actividades cotidianas podría pensarse que todas ellas deben ser antecedidas por el deseo de realizarlas: causa y efecto, tal es la manera habitual de comprenderse la realidad. Pero en el caso de la psicología de lo humano, las actividades desarrollados por las personas pueden generar ciertos deseos o formas de experiencia. Por lo consiguiente, el empleado que cuente con las condiciones para trabajar sin limitaciones externas que constriñan sus afanes productivos, sentirá el deseo de proporcionar un mejor servicio a la empresa donde labora. La destrucción documental es un proceso capital para optimizar los espacios de trabajo de una entidad productiva.

Limitación interna

Un empleado proyecta al exterior su plan cotidiano de labores. Su espacio de trabajo no significa nada en especial, sino hasta que el trabajador lo interpreta. Antes de eso es sólo un ámbito inextricable. Si este espacio cuenta con las condiciones adecuadas, podrá recibir las visiones de realidad productiva de los empleados. La consecuencia directa de esta conciliación será un rendimiento notablemente incrementado para la empresa. La destrucción de archivos documentales colabora en gran medida a la adecuación de los espacios de trabajo, eliminando barreras materiales y limitaciones internas en la mentalidad de los trabajadores. Se trata de una estrategia de productividad en el más hondo sentido de esta noción. Su relevancia es tan grande y significativa como humilde y discreta su puesta en marcha. Vale la pena entonces tenerla siempre presente para generar productividad y ganancias para todos.

Elegir es encontrar

Teniendo un problema, cabe actuar de muchas y diferentes maneras posibles. Sin embargo, lo más conveniente es reducir ese abanico de opciones a solo dos: transformar esa dificultad en una disyuntiva. Acotar significa esclarecer una situación desfavorecedora. Resultaría sorprendente establecer cuánto de una dificultad es solo confusión y falta de perspectiva.

Una vez obtenida la visión precisa para abordar determinado trance, la solución del mismo es algo accesorio y mucho más accesible. Sin embargo, para lograr esta disyuntiva hay que elegir las dos opciones más relevantes para la modificación de un estado de facto. Y toda elección es un hallazgo. Sin las condiciones para hallar las alternativas necesarias, todo el proceso se estropea, el tiempo se agota, y la problemática se incrementa hasta niveles irreversibles.

Depuración, valioso recurso

De esta manera, la simplificación administrativa, y todo lo que implica, como por ejemplo la reducción de trámites, el respaldo de la información, la depuración de archivos, y la destrucción de documentos obsoletos, benefician de manera sobresaliente el establecimiento de disyuntivas, para solucionar cualquier tipo de problema al que se enfrente una empresa.

La destrucción documental, en específico, destaca como el mejor de estos mecanismos, porque no solo facilita mejor panorama de una situación de riesgo, sino que además, a la larga, genera ahorros de tiempo y de recursos humanos y financieros que pueden ser utilizados para poner en práctica la resolución tomada.

Definitivamente, en los entornos empresariales, una eficaz toma de decisiones apoyada en las mejores estrategias depuradoras, puede llevar a cualquier proyecto a un puerto seguro. En los negocios, hay que tener presente en toda circunstancia, que menos siempre es más.

La destrucción de archivos documentales sobresale entre todos ellos. Porque no sólo resuelve la demora que sufren las personas individualmente, sino que además, solventa los problemas de esa mismo tipo que padece una empresa en su conjunto.

Posibilidades coartadas

Si un individuo ve modificado su plan cotidiano por causa de un acontecimiento inesperado que le quita tiempo, contempla todo ello cual si fuese un pasado improductivo.

El conocimiento de que las cosas pudieron haber sido de una mejor manera si se hubiera contado con las circunstancias y el tiempo para ello, genera enfado y frustración. En el caso de las empresas, el tiempo perdido deriva en escenarios futuros con menos posibilidades.

El tiempo de los negocios es el porvenir, la libre alternativa de modificar sus circunstancias, su entorno de acción. Cualquier evento que ocupe una mayor cantidad de tiempo del previsto se traduce en una limitación. Pero mientras que para el individuo se constituye en una mala experiencia limitada al recuerdo, en lo que atañe a las empresas produce unas limitaciones de sus posibilidades de ser.

Ahorrar tiempo, abrirse al progreso

La mejor alternativa para ahorrar tiempo en las empresas es la simplificación administrativa, centrada tanto en la tramitología, como en el archivo en exceso de la documentación. Incluso corregir la segunda acción puede promover la primera.

Una intensa depuración de los documentos bajo resguardo, acorta los tiempos de búsqueda y mejora la eficiencia de la labor de los trabajadores, y la calidad en el servicio que pueden proporcionar al público.

La destrucción de archivos documentales es la mejor alternativa para el ahorro de tiempo para las empresas. Los empleados pueden utilizar todo ese tiempo recuperado, para desarrollar actividades complementarias que aumenten los niveles de productividad para su fuente de trabajo.

Esta dinámica puede derivar en una mayor obtención de ingresos y, por consiguiente, en una mejora del nivel de vida para sus familias. Recobrar el tiempo perdido gracias a la destrucción responsable y periódica de archivos documentales obsoletos es encontrarse con un horizonte ilimitado y abierto al progreso.