La destrucción de archivos documentales posibilita enormemente este tipo de optimización de los procesos, cuyo sentido comentaremos en las líneas siguientes.

La necesidad de acciones radicales

Lo que procuraron hacer las empresas durante la etapa más complicada de la crisis del año anterior (cuyas secuelas aún se dejan sentir) es adoptar resoluciones radicales, es decir, acciones que en cualquier otra circunstancia no habrían decidido tomar.

Este grupo de decisiones incluyeron ajustes de personal, reorganización de secciones y departamentos, contratación de personal freelance, eliminación de gastos prescindibles (como por ejemplo viáticos) o bien la paralización indefinida de planes y proyectos en puerta.

A pesar de parecer radicales, esta clase de medidas de emergencia cumplieron su cometido y las empresas que las asumieron con temple y liderazgo lograron salir delante de un periodo tan agitado en materia financiera.

Algunas claves de eficiencia

La manera de lograr liquidez y mantener en condiciones de producción a una compañía, independientemente del entorno imperante, puede ser explicada por una serie de claves:

1)Es preciso profundizar los alcances del mercado, no contentarse con un sector del público cautivo sino tratar de captar más.

2)No caben las dudas o los titubeos al momento de tomar la mejor decisión para una firma. Es necesario hacer las modificaciones necesarias en el tiempo justo.

3)Más allá de lo inevitable de ciertos recortes, nunca hay que pasar por alto la posibilidad de mejorar el rendimiento de los trabajadores por medio de la capacitación. Se puede hacer más con menos, siempre que sean los mejores.

4)Es vital una simplificación administrativa que mejore los procesos por medio de la sencillez y la transparencia. Para logarlo, es menester herramientas de optimización como la destrucción de archivos documentales y la adopción de buenos hábitos de comunicación por parte de por todos los empleados de una empresa.

La protección del medio ambiente es una de estas ideas rectoras del imaginario social que tiene una importancia enorme, no sólo para sostener una comunidad, sino incluso para la existencia de todos los seres vivos. Afortunadamente parece que ya se tiene conciencia de esta circunstancia y una reciente campaña a favor del papel como materia biodegradable nos da fe de ello.

Para no dañar

Un grave problema que ha venido aquejando no solamente a España, sino al mundo entero, es el de los desperdicios no biodegradables, en especial el de las comunes pero tan dañinas bolsas de plástico.
Es sorprendente pensar el daño tan grave que pueden ocasionar objetos tan cotidianos y aparentemente inofensivos. Los materiales con los que están construidas las bolsas de plástico imposibilitan su degradación por los procesos habituales de la naturaleza. Es por eso que iniciativas como la campaña denominada” labolsadepapel” tiene un gran mérito, en el sentido de que busca proteger la ecología de una manera que implica la unión de miles de personas.

Para poder crecer

Esta voluntad de mejorar el mundo exterior, el de los ecosistemas y el clima natural del planeta, y al mismo tiempo el interior, el de la conciencia de lo humano, con todos los valores que lo instauran y la responsabilidad que le corresponde, esa dualidad positiva y vital es lo que más se pondera de ”labolsadepapel”.

Pero la trascendencia de este tipo de movimientos va más allá todavía: es de sobra reconocido el liderazgo continental que tiene España en el reciclaje de papel. El papel es un material enteramente reutilizable y noble.

La utilización de bolsas de papel puede significar una gran ayuda para proteger al mundo del cambio climático. España tiene la oportunidad de orientar al planeta entero, dando un ejemplo de solidaridad y madurez por medio de la difusión de una cultura del reciclaje y las buenas costumbres ambientales. Todo es cuestión de vivir de verdad y en un mundo siempre vivo.

Cerrar los caminos

Un empleado de una firma tiene que concentrar ciertas facultades para el cumplimiento de una tarea específica. Bien puede ser que desempeñe varias funciones, pero a final de cuentas tiene que proceder centrando sus habilidades en solventar un requerimiento concreto.

Sin embargo, puede que lo más valioso de un trabajador pueda localizarse precisamente en lo que tiene que dejar de lado para efectuar su cometido. No existe una sola manera de realizar una tarea, siempre pueden encontrarse combinaciones diferentes de actividades, estrategias inéditas e insospechadas operaciones para cumplir con una meta.
Muchos son los caminos para la excelencia empresarial, por lo tanto, lo importante es permitirse andar a través de ellos, explorándolos sin miedo y no cerrarse el propio andar.

El valor de la inventiva

Los desafíos empresariales se deben considerar en primer lugar como desafíos. En lo profundo de su aparente multifacetismo siempre se esconde un enigma por resolver. Pero para poder encontrar la vía para solucionarlo se requiere una pluralidad de acercamientos a la situación.

Es por eso que se necesita aprovechar todas las posibles cualidades de un empleado. En la variedad de perspectivas y en la fuerza vital que se desprende para elegir la más adecuada de acuerdo al caso es en donde el trabajador de una empresa puede encontrar su mejor herramienta, la llave del éxito.

La destrucción de archivos documentales es una de las maneras más eficaces en las que se puede promover la inventiva, la creatividad y la capacidad de improvisar de los trabajadores de una empresa. Depurando los procesos que le dan vida a una compañía es una de las mejores maneras de optimizar recíprocamente tanto su estructura general como el rendimiento de su planta laboral.

La destrucción documental no solo comparte esta intención de mejora para las relaciones humanas sino que las propicia. Pronto veremos que la necesidad de ser breves, de comunicarse, de organizarse ágil y eficazmente, implica deshacerse de lo accesorio, dentro de lo cual se puede incluir el afán por documentarlo todo, sin justificación alguna.

Twitter como ejemplo

El asombroso crecimiento y poder de convocatoria que ha tenido la red social Twitter es un ejemplo claro de cómo las formas de construcción de sentidos para la realidad han devenido.

Por primera vez desde que Internet se consolidó como la herramienta tecnológica más importante de los últimos tiempos, se ha vuelto a sentir esa posibilidad de poder participar del gran coloquio del mundo.

Twitter le ha dado frescura a la Red, y las corporaciones y empresas más avezadas se han percatado de ello, haciendo uso de la plataforma que este espacio y otros similares, como Facebook, proporcionan para darse a conocer y comunicarse con los consumidores. Sin embargo, Twitter sobresale por el inteligente modo en el que le saca ventaja a la brevedad de los mensajes que maneja.

Estrategia para aprovechar

Todas las compañías pueden obtener provecho de esta tendencia hacia la concisión, no solamente fomentando la utilización de Twitter como medio de comunicación externa e interna para sus asuntos, sino contratando un servicio confiable de destrucción documental.

Si se ha evidenciado que la comunicación de lo esencial es la vía para lograr relaciones humanas de mejor calidad, entonces la necesidad de dejar todo en el papel se ha reducido drásticamente. Muchos documentos han dejado de ser indispensables y se les debe eliminar por un medio seguro, de confiabilidad garantizada.

Depurar la documentación es un complemento indispensable a la depuración de las ideas y perspectivas que precisa la dinámica del mundo actual.

Una de las ventajas adicionales que ha acarreado esta circunstancia es una mayor protección al medio ambiente. Es en este último punto en el que la destrucción de documentos comparte con el fenómeno de las redes sociales la misma valía, algo que comentaremos a continuación.

Mensajes obstruidos

La comunicación tradicional impresa tiene ciertos límites que fueron hace mucho tiempo rebasados. En ciertos ámbitos, como es el caso empresarial, este constreñimiento ha llegado a cotas de absoluta improcedencia.

No es posible producir ni hacer negocios con pilas de documentación obsoleta entorpeciendo los trámites, intercambios y gestiones. A la larga, sin el manejo adecuado de todos estos archivos, una empresa podía llegar a colapsarse debido a los costos que implica el conservar todo ese acervo inútil. Sin embargo, aún más que eso, la falta de una comunicación adecuada entre los participantes de un proyecto empresarial es la consecuencia directa y más grave de una situación de estas características.

Vías de contacto

La emergencia de las redes sociales, su aparición, implantación y progresiva consolidación como una de las mejores herramientas corporativas, ha cambiado esta circunstancia.

Tiempo, dinero y esfuerzo gastados habitualmente en efectuar las gestiones por medio de documentos impresos, cuando no en todos los casos se precisa, han podido ser ahorrados gracias a la utilización de las redes sociales como una manera novedosa de organizar un proyecto empresarial o de hacer negocios.

Gracias a esto, millones de árboles han podido salvarse por el abandono de la necesidad de utilizarlos para conseguir papel. La destrucción documental es otra de esas vías por las cuales se ha podido dar cauce a todos esos obstáculos documentales que entorpecen una comunicación fluida con fines productivos.

Reducir

Es indispensable disminuir el volumen de los productos de consumo. Generalmente se adquieren más artículos y mercancías de las que realmente se precisan. Y esto acontece sólo por una mala costumbre de consumo irracional. Cuando nos hacemos de todos esos prescindibles productos no meditamos en que para que puedan ser fabricados se utilizan materias primas que no se deben desperdiciar. Tal es el caso del agua potable o del petróleo. Otro punto que debe considerarse es la gran cantidad de basura que se produce a través de los envoltorios de la mayoría de lo que se compra. Por lo tanto, la reducción es un respiro imperioso que se le urge dar a nuestro medio ambiente.

Reutilizar

Conviene planear la reutilización de la mayor cantidad de cosas que sea factible. Esta es la manera más eficiente para generar menos desperdicios y de no gastar tantos recursos para la fabricación de nuevos productos. Por otra parte, la reutilización implica un esfuerzo intelectual muy estimulante, y a la larga, fomentador de la competitividad y el desarrollo de las facultades de la creatividad y la productividad.

Reciclar

El reciclaje puede ser comprendido como el conjunto de técnicas y estrategias encaminadas a elaborar nuevos artículos, utilizando materiales provenientes de otros ya usados anteriormente. Si no se dan las circunstancias para disminuir el consumo de ciertos productos o materiales, por lo menos hay que encontrar la vía de su reciclaje. Algunos de los productos que mejor se prestan para fines del reciclaje son: el papel, periódicos, revistas, cajas de cartón; los envases de plástico, latas, envases tipo brick; y el vidrio.

La Ley de las tres R es una de las maneras más responsables para cuidar de la ecología y así procurar una mejor calidad de vida para todos.

Un grave problema

El objetivo de los especialistas que se dieron cita en el evento fue proponer un conjunto de estándares internacionales para resguardar la privacidad de los ciudadanos, con independencia de su nacionalidad. Una amenaza siempre latente, en este sentido, es el uso que hacen indebidamente empresas y organismos públicos de los datos confidenciales de dichas personas.

Los expertos opinaron que era imperiosa una coordinación más efectiva entre las autoridades supervisoras nacionales e internacionales relacionadas con el problema. La Resolución de Madrid trata de estructurar una base mínima para lograr ese objetivo, de acuerdo a uno de sus principales impulsores, Artemi Rallo, director de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Un buen comienzo

A pesar de que el documento de la Resolución de Madrid no es vinculante, por otra parte, sí puede considerarse como una referencia pertinente y actual, especialmente para el ámbito industrial, en donde durante mucho tiempo se ha estado solicitando algo de esta naturaleza, puesto que no existe todavía una legislación con los alcances suficientes.

Algunos de los requerimientos que se detallan en el documento solicitan que una cierta ética en el manejo de los datos personales y de alta confidencialidad. Algunos de los valores que se especifican son la lealtad, legalidad, proporcionalidad, calidad, transparencia y, en justa consonancia, una gran responsabilidad.

Detalles imprescindibles

Otro de los puntos que toca la Resolución de Madrid se orienta hacia los requisitos que deben seguirse para la adecuada recolección, archivo, uso, revelación o eliminación de la información de índole personal. Se pondera especialmente la necesidad de la previa aceptación de la persona que ha facilitado todas sus referencias para cualquier tipo de manejo de las mismas, incluida su destrucción. También se hace hincapié en el gran cuidado que debe tenerse al transportar o enviar archivos documentales con información confidencial de un país a otro.

Grave falta

Un vecino de Álvarez-Cascos, José Miguel Bernardo, halló de manera fortuita mientras llovía, un archivo repleto de documentación relacionada con el ex vicepresidente. Bernardo dio aviso de haber encontrado hasta 61 documentos fechados entre 1979 y 1980, justo en la época en que Álvarez-Cascos trabajaba como consejero regional de Comercio, Pesca y Turismo en Asturias.

El ex funcionario era también, en ese momento, vocero del Grupo Municipal Popular en el Ayuntamiento de Gijón. Los documentos abandonados en la vía pública incluían nombres, referencias personales, domicilios y números telefónicos de personalidades cercanas al ex ministro. Además, también se encontraba a la vista de todos un cuestionario con información confidencial del Álvarez-Cascos, que detallaba el nombre de su esposa, hijos, religión que profesaba e importantes datos de su situación empresarial y fiscal.

La esperada reacción

Álvarez-Cascos agradeció el aviso de José Miguel Bernardo, con referencia al hallazgo de todos estos archivos en un contenedor de basura público ubicado en las cercanías a la sede del PP.  Ambos acordaron reunirse con el ex senador Isidro Martínez Oblanca para acudir en grupo ante un notario público que diera fe de la falta cometida y se establecieran posteriormente las responsabilidades debidas.

En cuanto se hizo público el asunto, el PP se apresuró a negar cualquier culpabilidad en el caso, alegando que ningún documento bajo su resguardo había sido depositado en la calle.  El PP afirmó, además, que desde el 2003 no contaba con ningún tipo de correspondencia o documento privado de Álvarez-Cascos, puesto que todos sus archivos fueron retirados hace tiempo, por Martínez Oblanca, de la sede del PP.

Finalmente, la entidad política ha hecho constar que cuenta con los servicios de una empresa especializada en la destrucción responsable de archivos documentales, para evitar este tipo de inconvenientes. Lo acontecido es una muestra patente de la importancia que tiene la defensa de la confidencialidad. Mucho se pone en riesgo si no se tiene la precaución de mantener a buen resguardo documentos personales y oficiales de alto nivel

Diálogo definitivo

Janet Napolitano, secretaria de seguridad interna de los Estados Unidos, y los responsables de la seguridad de la información de 46 naciones estarán presentes en este evento, una conferencia largo tiempo esperada por la urgencia de la problemática abordada.

La 31ª Conferencia Internacional de Protección de Datos y Privacidad será el más importante evento dedicado al tema, desarrollado en el mundo. El tema que funcionará como eje de las conversaciones será la carencia de un patrón común de legislaciones sobre la protección de datos entre distintos países. Esta circunstancia genera problemas para la ciudadanía en el momento en que desean hacer uso de sus derechos, variando las alternativas de acción, de acuerdo al nivel en la que sus datos confidenciales fueron objeto de procesamiento.

Orientado al futuro

El evento, que contará con un millar de participantes, tiene como meta la propuesta de normas específicas que estructuren una reglamentación universal de la protección de datos, orientado a la vinculación y la seguridad común entre las naciones del orbe.
El consenso internacional que se respeta actualmente es el de circunscribir la utilización de cierta información recopilada, únicamente a los fines para la cual se reunió. Para fines del envío de datos personales de un país a otro, se precisa de la autorización de los usuarios citados en ese registro.

Sin embargo, con el crecimiento de la red han proliferado los registros de datos confidenciales para los más diversos fines: portales de juegos de azar con apuestas, servicios de vinculación social, bases de datos comerciales, etc. Este desarrollo exorbitante, no ha hecho más que aumentar la urgencia de una base común legislativa, a escala global, en cuanto al tema. All-Safe, empresa dedicada al cien por ciento a la protección de la confidencialidad, reconoce la gran labor que ha desempeñado la Agencia Española de Protección de Datos en la realización de este magno evento.

Verdaderos apoyos

Las instituciones públicas dedicadas al apoyo de las micro y medianas empresas, en ciertos países clave para alcanzar un desarrollo globalizado, dedican más fondos al mantenimiento de sus propias estructuras que a las ayudas que se supone deben proporcionar a los emprendedores y empresarios con deseos de crecimiento. Uno de los aspectos que más absorbe recursos de una manera lamentable es la del almacenaje improcedente de archivos documentales. La mano de obra y los mecanismos de seguridad que requiere esta mala estrategia, acaban por sofocar cualquier empeño para fomentar desarrollo.

Deseos de llegar

Pero de igual manera las pymes adolecen de ese mismo problema. Por ejemplo, cuando tienen malos resultados, en lugar de mirar hacia el futuro para tratar de recuperarse lo más pronto posible, para asegurar su viabilidad, se obcecan en analizar una y otra vez cuales fueron las causas que les hicieron obtener tan malos resultados.

Pero además, para llevar a cabo esta revisión extenuante de sus propios fracasos, conservan durante periodos excesivos archivos documentales de sobrada obsolescencia. Se cuenta que el filósofo griego Pirrón cayó a una fosa por estar contemplando a las estrellas.

Pues bien a estas pymes les sucede algo parecido, pero con el agravante de que repiten su tropiezo al foso una y otra vez para comprender por qué razón han caído, y además llevando lastres que hacen más dañoso y rotundo su accidentado proceder. La destrucción documental por el contrario, cuando se efectúa de un modo científico, efectivo y responsable- como el que le ofrecemos en All-Safe- puede ser esa piedra de toque que le permita mirar al firmamento de la consolidación empresarial, y más aún, alcanzarlo plenamente.