El sentido de un producto

Una empresa convencional tiene como meta cumplir con todas las etapas de un proceso sistemático para obtener al final un objeto a comercializar. Esta mecánica tiene bien definidos tanto el inicio como el final de toda esta trayectoria productiva. No hay lugar para improvisaciones, ni para afrontar situaciones fuera de lo común.

De hecho en este planteamiento industrial en cuanto una eventualidad altera siquiera en lo mínimo alguna fase del proceso, la producción entera se suspende. El desarrollo de lanzamientos y novedades en este marco, se realiza con base en cuidadosos estudios de mercado, pensados más para obtener beneficios económicos a cualquier precio que en propiciar el bienestar de las personas seguidoras de tal firma.

El sentido de un servicio

Un planteamiento así no puede sostenerse en nuestros días. Se requiere de asumir con compromiso con las personas quienes han confiado en las labores de una empresa. Es menester valorar lo producido para concebirlo como un servicio, como una forma de vinculación con la gente, y en forma general, con la entera sociedad.

Las ganancias económicas son vitales, indispensables, pero no son lo único ni lo más importante. La destrucción de archivos documentales es un ejemplo perfecto de actividad empresarial del siglo XXI, en donde se ofrece, al mismo tiempo que un servicio especializado, un seguimiento de los casos atendidos.

La vinculación que se gesta entre compañías de diferentes sectores, merced a las labores de respaldo de información y eliminación de soportes obsoletos, va encaminada a valorar y servir, algo más, pero mucho más que solamente vender un objeto y obtener dinero. Empresas como All-Safe representan el porvenir de los negocios, el devenir voluntario y racional de una actividad meramente mercantil a una dinámica de servicio y comunicación incesante para el bien de todos.

Borrado de datos con seguridad

Existe la posibilidad de recuperar datos que hayan sido borrados de un disco duro, sin embargo, contratando un servicio de borrado de datos de máxima seguridad, resultaría imposible recuperar esa información.

La información confidencial necesita estar protegida mientras ésta exista. En muchos casos, para asegurarnos de que esto es así, la información debe ser eliminada con el máximo cuidado.

Información secreta a salvo

Destruir a la ligera o acumular antiguas unidades de disco no resulta rentable, ni en cuestiones de espacio ni mucho menos de seguridad. Como ya hemos comentado en alguna ocasión, la sobreescritura de los archivos tampoco resulta una solución segura, mientras que la desmagnetización podría encontrarse entre las opciones más recomendables.

La contratación de un servicio de borrado ofrece las exigencias específicas para esta destrucción y eliminación de datos de una empresa, haciendo que esa compañía pueda reducir los gastos, reducir el riesgo de difusión accidental o intencionada de la información, certificar la seguridad y el secreto de su información.

Existen diferentes niveles de borrado de datos según las necesidades de cada empresa. Se ha conseguido, además, la implementación del borrado de datos seguros y la criptografía que aumentan estos niveles para que el cliente sienta la tranquilidad del trabajo realizado con eficacia y efectividad.

Cuándo se debe eliminar la información

Una empresa debe comenzar a plantearse que necesita de este tipo de servicios cuando entre sus máximas se encuentran los siguientes procedimientos:

* Ordenar los datos para su eliminación o asignar una nueva función a los sistemas de información.
* Destruir datos o renovar los medios para nuevos propósitos.
* Reemplazar unidades de disco que se han quedado completamente obsoletas.
* En el caso de que se hayan alquilado equipos, el momento en el que resulta necesario devolverlos.
* Anticiparse a la posibilidad de robo de información que resulta confidencial.
* Que el flujo de información que se produce dentro de una empresa sea completamente seguro.
* Evitar el extravío de información fundamental para la compañía.

Necesidad de destrucción documental

También resulta primordial que se identifiquen aquellos documentos que por cualquier motivo tengan alguna copia o carezcan de valor administrativo, antes de llevar a cabo algún tipo de eliminación.

Este mismo procedimiento es el que se debe realizar para seleccionar aquellos que deban conservarse por el valor de la información contenida en ellos, como sucede con los que resultan irrelevantes tras haber trascurrido un tiempo prudencial de conservación.

Protocolos que se ajustan

De esta forma, su empresa podrá evitar la saturación de información en los diferentes departamentos, estableciendo unos protocolos de filtrado, que de acuerdo con la normativa legal existente exigen su eliminación, o sencillamente por el interés que esto conlleva para su empresa, asegurando que ningún documento podrá caer en manos de terceros que puedan hacer daño a los intereses de su empresa.

Es imprescindible que la empresa especialista en este sector, como es el caso de All Safe, ofrezca todas las garantías dentro de los plazos comprometidos, además de unas medidas de seguridad completas, adecuadas a las necesidades de cada una de las empresas que la contratan.

Para ellos, All Safe ofrece la oportunidad de adaptarse a las necesidades de cada cliente, estableciendo los protocolos que más se ajusten a cada compañía.

Metodología que evita problemas

Una de las maneras de asegurarse de que la documentación que se va a destruir es la correcta es distribuir entre los empleados capacitados y de confianza la tarea de su especial clasificación de dichos documentos, registrando los datos que contienen en una hoja de trabajo interna para elaborar de este modo el trámite de estimación documental.

Este trabajo tendría que pasarse con posterioridad a cada jefe de departamento para realizar una nueva supervisión, que asegure por completo que ésos son los documentos que deben ser necesariamente eliminados.

Una vez finalizado el proceso, la empresa tendrá que llevar una programación exhaustiva de la fecha y la hora en la que se va a llevar a cabo dicha eliminación y, si fuera posible, del tipo de documentos que van a destruirse para evitar que haya problemas a posteriori.

Esta metodología evitará numerosos quebraderos de cabeza y posibilitará además una organización casi perfecta, lo que permitirá tomar las riendas absolutas de su empresa.

La multiplicidad de un servicio de calidad

En los tiempos que corren es habitual que las empresas cambien su localización para optimizar recursos y reducir espacios, con lo que de este modo reducen los costes.

En el caso de que la entidad se haya propuesto la mudanza de sus oficinas o está realizando una limpieza de datos y archivos, All Safe tiene la capacidad de brindarle al cliente una destrucción segura de todos y cada uno de sus materiales, bien sea en la propia sede o fuera de ella.

Empleados que atestigüen el proceso

Muchas empresas poseen documentación que está protegida con derechos de autor u otro tipo de documentación de carácter confidencial que requieren de destrucción, por lo que es probable que surja la necesidad de enviar a miembros de la empresa para que puedan atestiguar in situ la destrucción de toda esa información.

All Safe ofrece la posibilidad de conjugar la asistencia de los delegados de estas sociedades para que puedan certificar los procesos de destrucción en las instalaciones de All Safe y cerciorarse de este modo de que todo haya ido correctamente.

Además, All Safe también brinda la opción a sus clientes de programar en qué momento y con qué ritmo necesitan el servicio de destrucción para sus materiales. En este caso, también se ofrece un servicio añadido y optativo, con el que se puede almacenar la documentación durante períodos más prolongados de tiempo, antes de que éstos sean destruidos. Esto facilita a los clientes la opción de rescatar algún documento que por equivocación haya sido desechado.

Servicios que se ajustan a las necesidades

Pero además de los servicios mencionados con anterioridad, All Safe siempre está dispuesto a dialogar con el cliente para adecuarse a las necesidades específicas que en cada empresa resultan diferentes.

Existe un método de eliminación para proyectos específicos que se ha diseñado para los casos de destrucciones habituales o exclusivas de materiales reservados que necesiten de una supresión indudable.

Este tipo de acciones especiales son necesarias para:

• Ejecución de un novedoso programa de gestión de información o custodia
• Cancelación de salas de almacenamiento y salas de archivos para crear espacio adicionales que permitan mejorar los procesos puestos en marcha.
• Eliminación de la información estableciendo por tanto el cumplimiento de las reglas del sector.

Clientes tranquilos y satisfechos

En los últimos tiempos, se ha producido un incremento aterrador en cuanto a la sustracción de información con datos personales, con muchos sucesos que implican cintas de seguridad no cifradas o equipos portátiles y de escritorio que en su interior guardaban datos no protegidos de la manera más adecuada.

Como respuesta a este elevado índice de delitos, se ha producido la aparición de leyes y regulaciones a nivel internacional, como las HIPAA, FACTA, Gramm-Leach-Bliley y otras tantas, que responsabilizan a las compañías de conservar la información del cliente de forma privada, confidencial y segura.

Profesionalidad y seguridad

Muchas de ellas han decidido que sea All Safe la que les eche una mano a la hora de proteger información de enorme valor para estas entidades, incluso datos de clientes y empleados, una de las informaciones de carácter más vulnerable.

Es de sobra conocido por el sector la profesionalidad de All Safe que ofrece una gran multiplicidad de funciones que fortalecen la privacidad de la información. Son las siguientes:

* Facilitar el encriptado de datos en las copias de seguridad para que resulten ilegibles durante su eliminación o almacenamiento.

* Prestaciones de eliminación con todas las medidas de seguridad posibles de documentos y cintas que avalan la destrucción de registros y medios confidenciales de forma adecuada, segura y correctamente documentada.

Enormes beneficios

Esto supone para el cliente un triple beneficio: se mejora el cumplimiento en cuanto a lo que regulación se refiere, disminuye el riesgo de convertirse en titular con motivo de infracciones de seguridad y ratifican el compromiso de proteger los datos que fueron confiados por sus clientes, sus trabajadores y sus accionistas.

Para experimentar el cumplimiento con las leyes de privacidad, se debe tener la posibilidad de documentar que han sido eliminados los registros confidenciales, como parte de las prácticas de la tradición comercial.

All Safe brinda servicios completos para la destrucción segura de documentación impresa, cintas digitales entre otros soportes. El almacenaje y la destrucción se llevan a cabo de acuerdo con un programa, dispuestas por personal autorizado y competente, y efectúan en las instalaciones de forma segura.

Los documentos impresos se eliminan más allá de una posible reconstrucción; las cintas se desmagnetizan íntegramente y se descartan según las regulaciones del ámbito local en el que se encuentren.

El certificado de destrucción y una cadena de custodia segura y preparada fortifican el balance y aportan un seguimiento de auditoría.

Menor coste y mayor seguridad

Tanto almacenamiento provoca el aumento de los costos de administración, que se elevan hasta cifras que podrían resultar escalofriantes.

Muchas de esas empresas no conocen exactamente qué registros deben conservar, por cuánto tiempo y cuáles han de destruirse de forma segura y legal.

Estrategia práctica y beneficiosa

Las empresas se mueven entre gran cantidad de leyes y regulaciones, que incluyen la obligación de realizar registros con el fin de cerciorarse de la transparencia y, por supuesto, de la contabilidad.

Los reglamentos y las normativas judiciales han demostrado que la administración de registros y las prácticas que se llevan a cabo a la hora de eliminar este tipo de documentación resultan inadecuadas, lo que repercute en la seguridad al exponer a las empresas a riesgos de incumplimiento y responsabilidad legal.

Por lo general, las empresas de destrucción de documentación confidencial ayudan a sus clientes en la organización y en la manera de planificar e implementar un programa completo y legal para el almacenamiento y la eliminación de documentos, y asegurarse de que se aplique sistemáticamente en cualquiera de sus entidades comerciales y cualesquiera que sea su ubicación.

Rebaja del coste

Una vez que se realiza un estudio y una programación a la hora de llevar a cabo este proceso de eliminación y almacenamiento de los documentos realizado de forma periódica, en el que se informe claramente de los procedimientos, y bien diseñado, puede disminuir significativamente los riesgos y la exposición de información confidencial.

Se trata de certificar que los registros que legalmente resultan obligatorios y especialmente valiosos para la empresa se mantengan durante un período y posteriormente se eliminen de forma segura.

Esta organización también ayuda a disminuir los costos de gestión y almacenamiento de toda la información que genera la empresa, incluso esta reducción puede llegar a un 50%, a través de la eliminación del almacenamiento de aquellos documentos que son completamente prescindibles y la transferencia de documentos que no son usados a un almacenamiento de menor coste.

Todo este proceso ayudará a optimizar el acceso al resto de registros, ya que la cantidad de documentación para administrar será notablemente inferior.

Contratos con empresas de destrucción

Es bastante habitual que una empresa contrate a otra para que destruya documentación (según los últimos estudios casi un 70% de ellas lo hacen) y ésta puede comprometerse con el cliente cuando después no va a poder cumplirlo.

Las empresas que realizan este servicio de este modo no son auténticos profesionales. En el caso de All Safe, en ningún caso se subcontratan servicios con empresas externas para realizar este tipo de servicios, lo que garantiza la seguridad de los clientes que los contratan.

Cuidado con las empresas que se contratan

La simple acción de triturar el material no es suficiente. Se debe garantizar todo el proceso, desde que se recoge el papel hasta su eliminación final.

En realidad, en casi la mitad de las empresas, es el servicio de limpieza el que se encarga de entregar los contenedores con documentación confidencial a los responsables de la destrucción y el porcentaje de ellas que ha firmado un pacto de confidencialidad con los servicios de limpieza que realizan esta tarea es muy escaso en relación con lo que debería ser.

En cualquier caso al final, la responsabilidad recae en la empresa que contrata el servicio, ya que tendrá que valorar el trabajo que realizan en su empresa. Existe un gran número de proveedores y hay que tener claro cuál se debe escoger.

El coste factor decisivo

En ocasiones, el coste es un factor que se tiene muy en cuenta y si la diferencia es grande, el servicio, lógicamente, será muy diferente.

Por este motivo, resulta necesario que las empresas revisen con precisión los contratos que han firmado con los proveedores que prestan servicios de recogida, conservación, reciclaje o eliminación de documentos confidenciales, con el fin de incluir mayores obligaciones en materia de seguridad, confidencialidad y control.

Tanto el soporte informático como el soporte papel necesita para su destrucción de la participación de empresas que se encuentren reguladas; de lo contrario, las entidades que manejan información secreta, datos personales, pueden incurrir en errores muy graves que les podrían costar el prestigio, el dinero y sobre todo la confianza de los clientes que valoran enormemente la seguridad que este tipo de empresas ofrecen.