Conozcamos algunos de los conceptos que le dan sentido a la destrucción de archivos documentales.

Los hábitos positivos

Un hábito es una acción que se repite con mucha frecuencia. Precisamente estas acciones son las que le competen al aspecto ético de los seres humanos.

Tales actividades son las que definen una forma de ser, un carácter. Ahora bien, la moral se refiere a este tipo de costumbres pero perfiladas en lo comunitario. De aquí, la necesidad de que ciertas costumbres deban considerarse como buenas, justas, malas, etc.

Estos calificativos son juicios de valor, son aquellos elementos axiológicos que se conocen como valores morales. La destrucción de archivos documentales tiene la particularidad de participar de las dos vertientes de lo ético: de la acción individual, en lo que se refiere a la labor realizada y de la trascendencia social en lo relacionado a los documentos resultantes: testimonio de interacción social.

Directrices del obrar

Esa precisamente es la razón de que ciertas costumbres se consideren como buenas, justas, malas, etc.

Calificativos como estos son juicios de valor y pueden identificarse como los valores morales, las directrices del obrar. La destrucción de archivos documentales tiene la particularidad de evidenciar las dos vertientes de lo ético, primero en la acción individual de la tarea administrativa realizada y segundo, en los documentos resultantes de la misma.

La eliminación de archivos muertos tiene un puente entre ambas esferas, poniendo en relación directa valores diferentes: de lo eficiente individual a lo bueno comunitario, de lo útil a lo correcto. Todo ello, en relación a la conservación o malos manejos de la destrucción obsoleta.

Conservar sin razón alguna o deshacerse de modo irresponsable de los documentos caducos pertenece al tipo de actividades de consecuencias altamente morales que deben tramitarse con cuidado y responsabilidad.

Cuando un cliente solicita los servicios de All-Safe, puede tener la plena confianza de que su problema será solucionado considerando la importancia moral del mismo y no simplemente por cuestión de pragmatismo.

La destrucción documental es una tarea efectuada por personas y para personas. Implica capacidad de valorar, el reconocimiento de los valores más importantes y el valor de cumplir con ellos hasta las últimas consecuencias.

Destrucción documental: una cuestión de confianza

Un caso concreto

Veamos un caso en donde la falta de consideración moral para ciertas personas perjudicó enormemente a una entidad financiera. Hace algunos meses la Agencia Española de Protección de Datos (AEDP) resolvió imponer una severa sanción a la entidad provincial para el ahorro Caja de Guadalajara. La multa fue de 100.000 euros en total, y comprometía duramente la imagen de la institución. El motivo de la penalización fue la demanda interpuesta por un trabajador sindicalizado de la propia Caja de Guadalajara. El agraviado denunció que la secretaria del director general de esta institución había enviado un correo electrónico en donde se hacía mención a una demanda previa levantada por ese empleado ante el Juzgado de lo Social por otros motivos y la sentencia final de la misma. El empleado estimó que con esta difusión no autorizada de su caso, su integridad moral y su derecho a la confidencialidad habían sido fuertemente dañados. La AEPD procedió a una minuciosa investigación del caso y resolvió a favor del trabajador afectado.

Luchar por la confianza

Esta falta de tacto por parte de la Caja de Guadalajara con respecto a sus trabajadores nos da una muestra de que la confianza no es algo que este dado de antemano. Como todo valor moral instaurador de lo civil y fomentador de humanidad, la confianza requiere de una constante lucha y cultivo. La seguridad de la información es parte de lo que se debe ejercitar para propiciar el desarrollo de la confianza en las relaciones empresariales y laborales.

Los servicios y asesoría de All-Safe están encaminados a cooperar en la obtención de niveles más altos de seguridad y confidencialidad para las compañías, pero principalmente, para que el valor de la confianza, y, por consiguiente, el bienestar social, prevalezca siempre.

Los valores de All-Safe

Al establecer un acuerdo con nuestros clientes, no solo estamos estableciendo un acuerdo comercial, sino que instauramos un compromiso de confianza y responsabilidad. Toda la información que llega a nuestro alcance es manejada conforme a las reglamentaciones vigentes y a los protocolos en uso que se manejan en este tipo de procedimientos.

En All-Safe nos mantenemos actualizados perfectamente en esa línea, y la discreción con que nos caracteriza es uno de los factores que nos distinguen rotundamente de la mayoría de las empresas del sector. Más que solo contratos, en All-Safe establecemos pactos de respeto y voluntad de servicio para el bien común.

Ecología

En donde otros ven una posibilidad de publicitarse a la moda, nosotros lo consideramos como una responsabilidad delicada e insoslayable. En efecto: la ecología del planeta, para las empresas dedicadas a la destrucción documental, no debe ser únicamente un tema para atraer ventas, sino un asunto a abordar con la seriedad precisa.

El saneamiento de la naturaleza solo puede alcanzarse a través de una visión integral de todos los procesos y dinámicas que la afectan, o que pueden beneficiarla. Los procesos de reciclaje que manejamos en All-Safe están enfocados bajo la perspectiva de proteger, y preservar, la armonía del mundo: quien nos ofrece todo, lo merece todo.

Honestidad

En All-Safe estamos permanentemente en busca de la excelencia, de los máximos niveles de calidad en cuanto a la tecnología y la eficacia en el proceso de extinción de la información que debemos destruir. Pero nada de esto podría ser posible, sin la honestidad generalizada que impulsa cada etapa de nuestros procedimientos.

Todas las personas involucradas en los procesos que manejamos se encuentran vinculadas por una transparencia moral, firme y clara. Sin malos entendidos, sin tergiversaciones, así deseamos atender sus requerimientos. Nuestro trabajo no está encaminado a proteger a los clientes de los riesgos de una sociedad poco fiable y desorientada, sino de exponerlos ante esa misma sociedad como un ejemplo de honestidad y de responsabilidad en el manejo de sus negocios.

Los servicios de distribución de All Safe

Peligro constante

Muchas empresas que realizan destrucción documental requieren que el interesado se encargue de llevar hasta la sede de la compañía el material a eliminar, y de esa forma pretenden garantizar el resguardo de los datos, el secreto de su contenido. Otras, por el contrario acuden a recoger los documentos al domicilio del cliente, pero sin brindarle los medios apropiados para almacenarlos.
Esto deriva a que esa delicada información puede estar al alcance de numerosas personas al ser transportada; así también, mientras permanece acumulada dentro del domicilio del cliente; o incluso ser causa directa de polución, al tirarse sin las medidas correctas en un sitio inadecuado para ello.

Brindar un servicio integral

All-Safe, en comparación, lleva a cabo un procedimiento sistemático, en donde asesora y apoya, tanto informativa como materialmente, a su numerosa clientela. En este contexto, destaca la distribución de contenedores científicamente diseñados para el almacenaje de distintos archivos documentales- desde el convencional papel, hasta CD-, garantizándose que el cliente separe de la mejor manera posible los materiales que serán destruidos. Además, el equipo de especialistas de All-Safe ha incorporado a la tecnología de sus contenedores mecanismos de seguridad inviolables e ignífugos, a fin de que no puedan ser abiertos o sufrir accidentes que no garanticen la total eliminación de los documentos.

Cabe recordar que los vehículos de All-Safe, están equipados con sofisticados ingenios de última generación, para efectuar la destrucción de los documentos “in situ” y delante de la supervisión personal del cliente: el mejor garante del procedimiento efectuado.

Finalmente, es preciso destacar la preparación del personal encargado de la distribución y manipulación de los contenedores de la firma All-Safe. El equipo humano se encuentra instruido de la mejor manera posible para realizar su labor, procurando brindar al cliente seguridad, confianza y una eficiencia a toda prueba.

Le brindamos la oportunidad de formar parte de All Safe

All-Safe posee y pone a su disposición las herramientas que necesite para alcanzar sus objetivos y construir su propio éxito.

Contará, sin ninguna duda, con el respaldo y know-how que proporciona una compañía como All-Safe en materia de publicidad y marketing, formación y asesoramiento, atención al franquiciado. Y, por supuesto, el know-how adquirido por All-Safe con la única finalidad de desarrollar, gracias al apoyo que le ofrecemos, una empresa de alto rendimiento.

2. Razones para el éxito de las franquicias All-Safe

• Tendencias en las empresas:
  - Concienciación relativa a seguridad y protección de datos (robo, vandalismo, espionaje industrial, etc.).
  - Concienciación relativa a Medio Ambiente y Reciclaje.
  - Contratación de servicios en outsourcing.
  - Cumplimiento de la legislación vigente en todo lo relativo a la gestión medio ambiental y protección de datos en las empresas.
• Mercado por descubrir y abierto.
  - Competencia limitada.
• Cartera de clientes recurrentes.

3.¿Quién necesita de nuestros servicios?

All-Safe ofrece un servicio que cualquier empresa o compañía pública o privada que utilice o genere documentos como los siguientes puede necesitar:

• Datos contables y nóminas
• Fichas de personal y currículums
• Documentación Legal
• Historiales Médicos
• Planes estratégicos, comerciales o de inversión.
• Ofertas, estudios de costes y lista de precios.
• Cheques y tarjetas de crédito cancelados.
• Listado de clientes y proveedores.
• Fotocopias no controladas.

Por lo tanto, el espectro de clientes es muy amplio, incluyendo en él:

Hospitales, Empresas de Trabajo Temporal, Consultoras, Entidades Bancarias, Entidades Financieras, Notarias, Auditoras, Despachos de Abogados, Hoteles, Colegios, Universidades, Centros de Salud, Estudios de Arquitectura, Constructoras, Agencias de Publicidad y Marketing, Empresas de Selección de Personal, etc.

All-Safe está formado por un equipo humano que posee una sólida experiencia en la gestión de negocios a lo largo de una exitosa trayectoria profesional prolongada a través de varias generaciones.

Se trata, por tanto, de un concepto que nace fruto de la experiencia y no de la casualidad.

Si usted está interesado y desea solicitar más información acerca de nuestras franquicias, por favor, rellene el siguiente formulario.

Formulario de solicitud

Contacta con All-Safe

Cuidar el medio ambiente es fundamental. El consumidor, consciente de ello, cada vez más demanda a las empresas que realicen una gestión medio ambiental óptima y correcta a nivel interno.

All-Safe nace con la intención de ofrecer soluciones fáciles, económicas y seguras con las que ayudar a las empresas a cumplir con las normativas vigentes relativas a Medio Ambiente.

Metodología

• Ubicación de Contenedores de Reciclaje: All-Safe pondrá a disposición de sus clientes contenedores en los cuales poder depositar todo aquel papel que pueda ser reciclado tras su uso. A parte del papel, All-Safe dispone también de contenedores para reciclaje de cartuchos de toner, material informático, etc.
• Recogida y Transporte del material colocado en los contenedores.
• Proceso de Reciclaje del material recogido.
• Entrega del Certificado de Reciclaje.

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All-Safe ofrece a sus clientes contenedores de seguridad

El cliente recibirá un Certificado de Destrucción tras la operación, el cual acredita la absoluta eliminación de la información confiada a All-Safe.

Metodología:

• Ubicación de Contenedores de Seguridad: All-Safe ofrece a sus clientes contenedores de seguridad (con llave de seguridad e ignífugos) en los que se deposita la documentación confidencial en cualquier soporte: papel, CD-Rom´s, tarjetas de plástico, cintas de audio-vídeo, etc.
• Recogida y Transporte de la Documentación: Nuestros vehículos, debidamente identificados y nuestro equipo profesional altamente cualificado, acreditado y uniformado, se ocupa de recoger y transportar la documentación que el cliente desee.
• Destrucción Total de la Documentación: La destrucción del material confidencial puede realizarse de dos formas: “in situ”, o bien en nuestro Centro de Trituración Seguro en el cual, una vez destruida la documentación confidencial, se recicla el desecho de papel.
• Entrega del Certificado de Destrucción y Reciclaje: Este certificado acredita la completa destrucción de la documentación entregada a All-Safe por parte del cliente.

Contacta con All-Safe

All-Safe pertenece a Grupo Papel Ecológico

Además, All Safe cuenta con una gran experiencia en el sector que le ha permitido ofrecer a sus clientes un servicio completo y personalizado con todas las garantías de seguridad, un equipo logístico eficaz y personal cualificado y comprometido con el desarrollo de sus funciones.

Actualmente, contamos con una gran cartera de instituciones y compañías públicas y privadas que han querido depositar su confianza en nuestra empresa.

All-Safe Transportista autorizado por la Consejería de Medio Ambiente.

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Los resultados de un buen proceso

Cualquier dato que haga referencia a personas o movimientos económicos, con independencia del tamaño de la empresa, debe seguir unos protocolos exhaustivos de seguridad.

Obligados a vigilar los datos

Cualquier dato relevante de una empresa, ya se trate de documentos confidenciales, correos electrónicos de los altos directivos o datos financieros acerca de empresas que cotizan de forma pública, deben ser eliminados de forma.

La eliminación de los datos de outsourcing tiene la misma importancia en el ámbito de los negocios que la destrucción de la documentación en formato papel. Efectuar esta tarea de forma interna exige protocolos y procedimientos enormemente definidos, ya que pueden producirse fallos humanos y es entonces cuando surgen los problemas de las responsabilidades internas. Por este motivo lo ideal es encargar a los profesionales este tipo de actividades.

Para poder cumplir las reglas y respetarlas, es necesario conocerlas a la perfección. La ejecución y la certificación de cualquier protocolo de cumplimiento por parte de terceros no deben tomarse a la ligera.

Empresas cualificadas y profesionales

En pocos años, la seguridad tanto en el almacenamiento de información confidencial como la eliminación certificada de datos, será un campo que controlarán determinadas empresas con un gran prestigio que además ofrecerá mucha seguridad a sus clientes, estando la mayoría de las empresas obligadas a contar con un plan de cumplimiento a gran escala.

La metodología de seguridad requiere de una evaluación constante para que esté garantizada de manera óptima a través de todo el proceso de destrucción de la información.

Esta necesidad conlleva, por supuesto, contar con las infraestructuras de almacenamiento y destrucción que al cliente le de garantías. La eliminación que cuente con un certificado de destrucción es la que de verdad cumple las necesidades de calidad mínimas, todo lo esté por debajo de esto es insuficiente.

Proteger plenamente la información confidencial

Las empresas deben estar seguras de que absolutamente todos los datos que se encuentran en el interior de estos dispositivos no se extravíen y caigan en manos peligrosas.

Garantizar la absoluta seguridad

No es lo mismo eliminar archivos que los datos que quedan recogidos en los directorios.
Muchas compañías destruyen los discos duros, sin embargo, estas soluciones no son las pertinentes ya que pueden provocar el robo de datos, revelación pública y como consecuencia de ello los gastos de los que ya hemos hablado en ocasiones anteriores.

La supresión de los datos certifica que los datos nunca podrán ser recuperados de las unidades o discos en caso de que estos caigan en manos de terceros; la eliminación de los archivos, por su parte, no brinda ningún tipo de aval de seguridad.

Si una empresa quiere tener unos protocolos de seguridad en los que se priorice la confidencialidad de la información exige que éstas eliminen o sobrescriban los datos de manera física, en aquellos momentos en los que se produzcan modificaciones en los equipos que se han estado utilizando hasta entonces.

Al eliminar los datos se garantiza que todos estos desparezcan de forma efectiva al finalizar sus funciones, lo que permite que puedan ser vendidos, alquilados o reutilizados de forma segura en el mercado, sin correr riesgos la empresa que se ha deshecho de ellos.

Supresión de datos en servidores

La eliminación de datos garantiza la completa y absoluta confidencialidad de los datos en estos sistemas, ya que los convierte en ilegibles, lo que sucede antes de que salgan de la empresa .

Hacer hincapié en este tipo de cosas puede resultar pesado para los directivos que cada cierto tiempo han de dar un toque de atención a sus empleados, pero es estrictamente necesario seguir estos protocolos, de lo contrario las consecuencias pueden ser devastadoras.

Lo ideal es encargar este tipo de servicios a empresas profesionales del sector que solventarán todas las dudas y que además darán un respiro a los dueños de las compañías.