Clasificación de los documentos confidenciales

por All-Safe / 21 de Mayo de 2009

Alrededor del 73% de las empresas no disponen de una metodología de clasificación y almacenamiento de documentos con datos personales o información confidencial. Hasta el punto de que es un porcentaje muy bajo el que dispone de dicha metodología de clasificación.

Clasificación de los documentos confidenciales

Clasificación de los documentos confidenciales

El error suele ser que, además, etiquetan los documentos o los meten en carpetas en los que se identifica su contenido, por lo que cualquier puede conocer que hay dentro de esas carpetas y acceder a ellos.

Existe también el problema de que el papel ocupa un gran volumen al almacenarlo y a las compañías les resulta muy complicado vigilar el circuito que continúa desde su creación hasta su registro definitivo. Incluso tras ser archivado, un documento puede ser extraído de su carpeta para ser analizado o fotocopiado sin que, una vez finalizada esta tarea, sea devuelto al archivo.

Ineficiencia de los protocolos de seguridad

La ausencia de un protocolo que garantice la correcta gestión de los documentos genera el riesgo de que éstos no sean tratados con el cuidado que exige su contenido.

Es muy habitual observar papeles con datos confidenciales por encima de las mesas de trabajo e incluso en el caso del personal que se encuentran en departamentos de atención al público, en los que estos documentos pueden ser leídos o ser objeto de hurto por terceras personas que resultan ajenas a la empresa.

Comienza a ser habitual escanear los documentos y protegerlos en un archivo documental en formato digital con las medidas de replicado oportunas para poder tener acceso a una copia en caso de que esa documentación haya sido eliminada. Sin embargo, no es lo más común y esta medida aún no se ha desarrollado en la mayor parte de las empresas.

La LOPD

Por lo general, las empresas han asignado competencias en materia de documentos en papel a la persona responsable de la seguridad. Lo que significa que, aunque gran parte de las empresas tiene un cargo similar a éste, sus funciones están condicionadas a las que se encuentran previstas en el Reglamento de Seguridad de la LOPD y, por lo tanto, en estas no está incluido el papel.

Resulta curioso como un porcentaje tan alto de empresas, entre ellas las de grandes dimensiones, no se preocupan por tomar unas medidas de seguridad, con respecto a los documentos confidenciales que resultan sencillas y que únicamente necesitan de un poco más de atención por parte de sus responsables.

 
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