Deficiencias en la seguridad del soporte papel

por All-Safe / 12 de Junio de 2009

Sumidos en una fase de transición hacia el mundo digital, las empresas están dejando a un lado la atención a la documentación en papel extendiéndose la idea de que la gestión documental es un ámbito característico de la documentación electrónica.

Deficiencias en la seguridad soporte papel

Deficiencias en la seguridad del soporte papel

De este modo, las compañías no están teniendo en cuenta la importancia de proteger los documentos en papel con información reservada.

No existen suficientes recursos adecuados para legitimar la confidencialidad de documentos en papel, por lo que hay ocasión de que se produzcan accesos no autorizados a los documentos confidenciales en soporte papel.

Vigilancia de la documentación

También existe la incertidumbre acerca de la presencia de políticas consignadas a salvaguardar la confidencialidad de los documentos en papel.

Los trabajadores olvidan qué tipo de información es sensible o confidencial; incluso, en ocasiones tienen un gran desconocimiento al respecto, lo que se convierte en negligencias en la protección de los documentos que comprenden esta información.

Los primordiales escenarios de riesgo para la documentación en papel son, entre otras, el cubo de basura, o las papeleras en las que se pueden abandonar documentos confidenciales además de las bandejas de las impresoras.

A pesar del extenso uso de las nuevas tecnologías en el lugar de trabajo, la disponibilidad y utilización de documentos impresos en papel se ha conservado o incluso ha aumentado durante los últimos años.

Soluciones con garantías

La mayoría de los empresarios son conscientes de que los documentos en papel contienen información considerada de alto riesgo y de carácter confidencial, y que sus compañías pueden perder tiempo, dinero y otros recursos como resultado de la desaparición, extravío o robo de información empresarial incluida en documentos en formato papel.

También, en su gran mayoría, los responsables de las empresas saben que es más difícil controlar el acceso a los documentos en papel que los electrónicos, ya que por lo general, a día de hoy, las organizaciones están en mejores circunstancias para regular el uso, resguardo y supresión de los documentos electrónicos que los documentos en papel.

Adoptar un conjunto de actividades que faciliten coordinar y verificar de forma sistemática la instauración, ingreso, ordenación, acumulación, conservación, entrada, divulgación y supresión de los documentos en formato papel, es decir la aplicación de una correcta gestión documental, es la única solución para avalar la seguridad de la información que en ellos se contiene.

 
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