Destrucción de documentos de la Administración General del Estado

por All-Safe / 22 de Abril de 2009

Este caso resulta especial, ya que los documentos de la Administración del Estado únicamente pueden ser eliminados con autorización del órgano competente y tras
el correspondiente proceso de valoración, que se encuentra regulado en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre. En este post indagamos en el sentido de esta disposición para entender la necesidad de ejecutar correctamente la eliminación de los documentos confidenciales.

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Destrucción de documentos

Jamás se podrá permitir la eliminación de los documentos confidenciales ni se podrá proceder a la destrucción de documentos de la Administración General del Estado o de sus Organismos públicos en el caso de que se prolongue su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas. Tampoco si se han cumplido los plazos que la legislación vigente tenga constituidos para su conservación.

Una vez que la eliminación definitiva de los documentos, la destrucción física de unidades o series documentales se realizará a través del órgano responsable del archivo u oficina pública en la que se encuentren, usando cualquier método que certifique la imposibilidad de recuperación de los mismos y su posterior uso.

Cumpliendo la normativa

La protección de la intimidad de las personas y la defensa de los intereses de la Administración requieren que, como recoge la normativa que por el momento está en vigor, los documentos que se eliminan sean destruidos de forma que su reconstrucción y la posterior utilización de la información que en ellos se contiene sea absolutamente imposible.

Para conseguirlo de forma fiable, el proceso de destrucción debe estar sometido a estrictos controles de seguridad que garanticen de manera completa la eficacia y confidencialidad del mismo.

Los documentos que van a ser eliminados han de estar protegidos hasta el mismo momento de su destrucción física.

Transporte sin paradas

El lugar o los contenedores en los que se almacenan los documentos confidenciales que se van a eliminar necesitan de medidas de seguridad eficaces frente a posibles indiscreciones del exterior.

En ningún caso deben permanecer al descubierto en el exterior de los edificios. Ni tampoco deben almacenarse en lugares de paso, ni en locales abiertos a los que pueda tener acceso cualquier persona.

Su almacenamiento debe producirse en locales específicamente destinados para este fin o contenedores que dispongan de mecanismos de cierre que avalen su seguridad.

Cualquier operación de recogida, carga y descarga de los documentos confidenciales o sus contenedores, así como la conducción de los vehículos que los trasladan, deben ser llevadas a cabo por personal debidamente autorizado y fácilmente reconocible.

Los documentos deben ser llevados directamente al lugar donde esté prevista la destrucción, en vehículos herméticamente cerrados que transiten el camino a realizar sin paradas ni interrupciones.

 
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