Destrucción documental y disciplina

por All-Safe / 4 de Enero de 2010

Quien ha trabajado en una oficina sabe que no es un trabajo tan sencillo como parece. Cada oficio tiene sus gajes, y solamente las personas que se han dedicado de lleno a las labores administrativas saben de los desafíos y dificultades que ello implica. Sin embargo los mandos y directivos tienen conocimiento de que en muchas ocasiones el personal de oficina se relaja demasiado cuando adquiere un excesivo dominio de su labor.

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De esta manera, tareas como el archivo de documentos se presta para que el personal se demore voluntariamente en terminarlo y así tener jornadas tranquilas y evitar cualquier labor extra o situaciones de presión. La productividad de un equipo de trabajo se ve comprometida si no se generan las condiciones adecuadas para que se despliegue en todo su potencial. A continuación comentaremos cual es el motivo de ello y qué herramientas resultan más valiosas para lograrlo.

Disciplina como uniformidad

El problema se genera si se maneja una disciplina demasiado cerrada. Sin motivos religantes que fomenten una toma de consciencia en los empleados, es difícil que asuman como propios los retos de superación continua que toda organización debe manejar. El problema no consiste en ordenar que es lo que debe de hacerse sino persuadir a los trabajadores que existen varias maneras de resolver un problema y que asumir una de ellas en especial requiere de un acto de responsabilidad conjunta. Y la responsabilidad que le atañe al orquestador del trabajo es principalmente la de implantar y corregir el mejor modelo posible para una entidad productiva.

Disciplina como vinculación

La destrucción responsable de archivos documentales puede hacer que este problema de disciplina y falta de compromiso se solucione satisfactoriamente. No sólo quitando el pretexto para que los empleados pierdan el tiempo organizando alfabéticamente papeles inútiles. Es lamentable constatar que algunos directores y mandos utilizan este tipo de tareas dispensables como una manera de mantener ocupados y bajo control. Lo que se requiere es vincularse con los empleados en sus inquietudes y en el fomento de sus capacidades reales, no solamente las que el servicio requiere. Si se libra a los trabajadores de esos lastres de papeles y oficios que se acumulan durante años sin sentido alguno en muchas empresas e instituciones de servicio público, por medio de una eficaz destrucción documental, les estaremos dando una señal de confianza y comprensión. Ellos sin duda sabrán corresponder a ese gesto involucrándose en las metas y objetivos generales de dicha empresa.

 
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