Documentos cuya destrucción es recomendable

por All-Safe / 25 de Junio de 2009

No toda la documentación que ya no se utiliza es necesario que sea destruida, del mismo modo que la que contiene información confidencial.

Documentos cuya destrucción es recomendable

Documentos cuya destrucción es recomendable

Sin embargo, hay documentos cuya destrucción debería ser algo habitual, evitando así riesgos innecesarios que pueden hacer temblar los cimientos de una compañía.

La empresa que contrate el servicio debe asegurarse siempre de que es completamente imposible reconstruir aquella documentación que ha sido eliminada para su posterior uso con fines desconocidos.

¿Qué debemos destruir?

Pero hagamos un repaso por algunos de los documentos que es importante que sigan este proceso:

Información y datos bancarios: números de cuentas, cheques cancelados, tarjetas de crédito o incluso declaraciones de la renta.

Datos personales de empleados y clientes: Listado de clientes que contengan sus datos: números de teléfono, direcciones, cuentas bancarias, CIF etc., presupuestos, tarifas, facturas, registros, inventarios, nóminas, currículums, información del departamento de recursos humanos.

Información médica: registros de la Seguridad Social, historias clínicas o informes médicos.

Para que toda esta información desaparezca de forma segura, es necesario que se cumpla la legislación y normativas vigentes (LOPD).

¿Quiénes deben hacerlo?

Esto además de ofrecer una enorme tranquilidad al cliente, evitará sanciones por hacer caso omiso de la ley, llegando a multas que van desde lo 60.000 euros hasta los 300.000. Muchas empresas se han visto obligadas a cerrar después de haber tenido que hacer frente a este tipo de multas, por lo que no se debe tomar esto a la ligera.

Por lo general, las empresas que hace uso de este tipo de servicios abarca un campo muy amplio, pero las que manejan más información confidencial que puede correr riesgos son: hoteles, hospitales, clínicas, colegios, institutos o universidades, mutuas, aseguradoras, consejerías, ayuntamientos, despachos de abogados, empresas de trabajo temporal, multinacionales etc.

En definitiva una manera más de que las empresas ofrezcan a sus clientes un punto más que las diferencie de resto de sus competidores, asegurándoles un servicio de confidencialidad absoluto, sin riesgos, mediante un proceso perfectamente controlado y seguro, haciendo hincapié en este hecho, ya que por el momento son pocas las compañías que cuentan con este servicio que ofrecerle a sus clientes.

Una inversión que a largo plazo ofrece grandes beneficios para cualquier empresa y que sin duda agradará a socios y clientes.

 
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