Efectividad en la destrucción de documentos

por All-Safe / 1 de Junio de 2009

La destrucción de documentos de forma segura es un proceso que requiere de profesionalidad y vigilancia para que todo salga correctamente y no se produzcan problemas.

Efectividad en la destrucción de documentos

Efectividad en la destrucción de documentos

Muchas empresas lanzan la documentación, de cualquier tipo, sin establecer ninguna distinción, llevando todo el material directamente a las papeleras, lo que supone un gran riesgo para la confidencialidad.

En esta ocasión veremos cuáles son las ventajas y los inconvenientes de utilizar según qué métodos para eliminar los documentos que ya no resultan necesarios.

Diversas opciones

Hacer uso de las papeleras de las oficinas es sin duda la opción más económica y sencilla, ya que no supone una pérdida de tiempo en clasificación de la documentación para sus empleados.

Sin embargo, es obvio que también cuenta con un gran número de inconvenientes. Entre ellos, figura la rapidez con la que se llenan éstas, además del más importante: el elevado riesgo de pérdida y posibilidad de filtración de la información que los documentos puedan contener.

Es aquí donde entran en juego nuevos procesos, como el de uso de las destructoras de documentos. En este caso el riesgo de pérdida y filtración de información es muy pequeño dependiendo, claro está, del nivel de destrucción del aparato.

El problema es que también tienen poca capacidad de almacenamiento y sus costes son muy elevados. Únicamente permite la destrucción de los papeles y deben ser los empleados los que se encarguen de esta función, lo que supone una enorme pérdida de tiempo, ya que es necesario sacar grapas, clips, encuadernaciones y se debe realizar hoja por hoja.

A salvo de las filtraciones

Por este motivo, el proceso que más ventajas tiene es el de contar con un contenedor de documento, que posee muy pocos riesgos de pérdida y filtración de la información contenida. Asimismo, este servicio posee una enorme capacidad de almacenamiento e implica la instalación de contenedores por parte de la empresa contratada para la destrucción de documentos. Un método en suma especialmente recomendable por la capacidad de eliminar cualquier tipo de información en diversos formatos.

Resulta una gran ventaja porque, a diferencia de las anteriores, no supone en ningún caso la pérdida de tiempo por parte de los empleados, ya que una vez que el contenedor está lleno, la empresa traslada una unidad móvil de destrucción hasta la sede de la empresa y efectúa la destrucción in situ de la documentación.

Posteriormente, toda esa documentación es transportada a la planta de reciclaje, lo que supone un valor añadido tanto para los clientes como para los proveedores.

Esta destrucción in situ certifica que el material ha sido totalmente eliminado con las máximas condiciones de seguridad, y descarta el riesgo de pérdida o filtración de información en el procedimiento posterior, el del transporte y almacenamiento, previamente a que los documentos sean destruidos en la planta de reciclaje.

 
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