El papel, soporte predominante en las empresas

por All-Safe / 12 de Junio de 2009

Con la aparición de Internet la idea de que el papel desaparecería de las empresas fue predominante, sin embargo, este soporte sigue ocupando un lugar primordial en las empresas.

El papel, predominante en las empresas

El papel, predominante en las empresas

Durante las tres últimas décadas hemos visto un enorme crecimiento de las tecnologías de la información y su empleo en la gestión diaria de las compañías.

Todos estos avances comenzaron a utilizar el concepto “oficina sin papeles” para hacer referencia al sistema de trabajo especializado en la utilización exclusiva de documentos electrónicos, y por tanto en el ocaso de los documentos en soporte papel.

Cambios de formato

- Es obvio que se ha extendido el uso de los ordenadores en las empresas.
- Han surgido programas que facilitan la creación y gestión electrónica de la documentación de las empresas.
- También han brotado programas informáticos concretos para la gestión empresarial.
- Se han desplegado las tecnologías que facilitan la conversión de la documentación en formato papel, en documentos digitales.
- Se ha viabilizado el acceso y distribución telemática de los documentos (redes locales, Internet etc.)

Si bien es cierto que la tecnología permite la existencia de oficinas sin papeles, la legislación facilita además la disminución de muchos de los documentos en papel, y sin embargo la realidad es que en las empresas se siguen usando, incluso más que nunca.

Lo que sucede es una incongruencia tecnológica que consiste en el uso de las nuevas tecnologías con modelos antiguos, buscando con ello representar la realidad ya acreditada de forma más resuelta y cómoda.

Impresoras, las reinas de la oficina

Por este motivo, casi el 100 % de los documentos que se producen en las compañías se generan en formato electrónico, más específicamente a través del correo electrónico, y sin embargo se origina la impresión masiva de documentos.

Que la impresora siga siendo irremplazable en todas las oficinas y que el consumo de papel además de no haber disminuido se haya provocado el efecto contrario, haya aumentado, son dos indicadores claros de lo que está sucediendo.

Uno de los efectos de este proceso de transformación en el que nos encontramos es que la realidad documental en las compañías es muy complicada y múltiple, coexistiendo en estos momentos documentos en diferentes soportes y formatos, y entre ellos el papel continúa dominando las oficinas de las empresas de gran parte de nuestro país.

 
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