El papel y sus políticas de seguridad

Papel, sus políticas de seguridad

A pesar de que efectivamente, existe una clara conciencia del riesgo que se deduce de la ausencia de control sobre la información confidencial que crea una empresa, lo cierto es que la vida de un documento en papel, desde que es creado hasta que es almacenado, destruido o reciclado casi nunca va acompañada de un seguimiento que garantice la seguridad de la información que contiene.

El motivo por el que el papel se encuentra en esta situación hay que buscarlo en el propio soporte. Un documento en papel puede recorrer varios departamentos de una misma empresa, sin que sea posible garantizar su seguridad.

Poca protección del papel

Puede ser protegido de forma errónea, quedando en una bandeja o encima de una mesa sin controlar quien puede tener acceso a él. Puede ser reproducido sin autorización de su creador. Incluso puede ser traspapelado o archivado en un lugar equivocado.

Los sistemas informáticos y las redes corporativas, que podría parecer que son los más inseguros por los problemas que generan los virus o los hackers, son sin embargo, los que han elaborado un entorno cerrado en el que es más sencillo gestionar de forma adecuada quien puede contar con los privilegios de acceso a un determinado documento, su correcta localización y conservación, su seguridad, su recuperación en caso de destrucción y una larga serie de opciones que avalan la seguridad de la información que se encuentra contenida en el fichero. Si embargo, estas medidas de seguridad no son tan específicas en lo que se refiere al soporte papel.

Por otro lado, los trabajadores de la empresa, incluso los propios directivos no están concienciados sobre el tratamiento que deben darle al papel. En cambio sí que se produce un acto reflejo casi automático de depositar en las papeleras todo lo se convierte en innecesario.

Precaución al eliminar el papel

Muchas veces esto resulta incluso un acto de liberación. El problema es que las circunstancias emocionales que conducen a la decisión de tirar un papel a la papelera imposibilitan, en muchas ocasiones, que pensemos si ese es el medio más apropiado para acabar con ese papel, en función del contenido que este tenga.

Además también se debe tener en cuenta que existen empresas que pueden desconocer la metodología que utilizan sus proveedores en la recogida y el tratamiento del papel rechazado.

Incluso es posible que los sistemas usados para reciclar o eliminar los documentos no sean convenientes para garantizar que el contenido y la información deje de ser accesible para terceros.