Por eso es tan importante que a la hora de llevar a cabo el reciclaje de ciertos documentos una de las máximas sea la seguridad para no tener problemas a la larga.

Podemos definir como documentación confidencial: estrategias empresariales, métodos de negocio, documentos contractuales, propiedad intelectual, patentes, desarrollo de nuevos productos, etc…

Máximas medidas de seguridad con la documentación confidencial

Cualquiera de estos elementos debe estar rodeado de cierta seguridad a la hora de ser reciclado con una protección especial, de ese modo se podrán evitar filtraciones, divulgación o difusión a terceros, algo que podría generar a la empresa graves perjuicios ya que la competencia podría hacerse con esta documentación y conocer los puntos débiles de la sociedad en cuestión.

En ocasiones esta documentación confidencial ha de ser guardada durante cierto tiempo por las empresas, aunque con el tiempo acabe destruyéndose. El problema surge con los problemas físicos si la necesidad de custodiar esos documentos debe hacerse de manera física por no estar ésta en soportes digitales.

Las recomendaciones son de sobra conocidas, cualquier documento que pueda poner en peligro a una empresa deben ser custodiados por pocas personas, de confianza y generalmente con acceso restringido a estos datos.

Custodia en la oficina y en el proceso de reciclaje

De esa manera podremos evitar que cualquier persona pueda conocer informaciones que no deben salir a la luz o que deben ser conocidas por pocas personas dentro de la empresa.

Lo ideal es contar en la oficina con alguna caja de seguridad a la que tengan acceso personas “elegidas”, hasta que llegue el momento de reciclar toda esa documentación contratando a una empresa profesional que sea capaz de custodiar y destruir los documentos confidenciales con la máxima seguridad para evitar problemas posteriormente.

Parecen recomendaciones muy obvias, sin embargo no siempre se tienen en cuenta, la dejadez en este tipo de acciones puede llevar a la quiebra y el desastre absoluto de una empresa, por lo que es necesario poner en marcha cualquier tipo de medida para evitar que esto pueda suceder.

Generalmente los responsables máximos de las empresas dejan de lado este tipo de acciones, confían en sus subordinados y posteriormente pueden llevarse sorpresas desagradables. El espionaje empresarial y la competencia están a la orden del día y cualquier protección contra ello es poca.

Por lo consiguiente, se hace preciso que tales negocios utilicen estrategias alternativas que aseguren su supervivencia dentro del medio, pero también que les proporcionen reales posibilidades de un crecimiento concreto y experimentable, más allá de la abstracción de las estadísticas.

Veamos cuáles son las consecuencias de no actuar así y qué tácticas pueden ser las de mejor aprovechamiento para el caso.

Destino incierto

Hace poco, en el marco del inicio del 2010, la Cámara de Comercio e Industria de Toledo reportó que aproximadamente 13.200 pymes de la región se encontraban al borde de la quiebra. De acuerdo a los voceros de esta institución, el cierre del 2009 fue muy poco rentable para los negocios de la zona.

La causa principal aducida ha sido la falta de una fecha adecuada para el inicio del periodo de rebajas en los establecimientos comerciales toledanos. Lo que se busca implementar es un emparejamiento con el tiempo de rebajas de Madrid, para así, aprovechando la cercanía entre ambas comunidades aumentar los beneficios de las ventas de temporada.

Otras ideas que se manejan para evitar pérdidas tan graves como la acaecida a finales del año anterior, son la implementación de campañas para fomentar el consumo y recobrar la confianza en el público.

Medidas seguras

Más allá de lo propuesto por los funcionarios de la Cámara de Comercio e Industria de Toledo, las soluciones para este tipo de situaciones críticas de competitividad empresarial deben de orientarse también hacia el interior de las pymes.

La destrucción de archivos y el reciclaje son estrategias de ahorro y optimización de la productividad que pueden complementar cualquier campaña o plan orientado al exterior. La destrucción de archivos documentales obsoletos no es una actividad tan simple en su proyección como podría parecer, por el contrario, su correcta implementación puede ser la base de un resurgimiento estructural que logre el impulso hacia el desarrollo que toda empresa precisa.

La competitividad se logra desde el interior de la entidad productiva hacia el exterior y no exclusivamente en sentido contrario.

Ambas actividades están enfocadas en hallar novedosas vías para que las dinámicas productivas y sociales se efectúen sin daño alguno y de la mejor manera posible. Conozcamos más acerca de la ecotecnia y de sus alcances para la preservación de la vida.

Construcción ecológica

Por ecotecnia se conoce a las diversas técnicas de edificación ecológica que existen en la actualidad o que se encuentran en pleno desarrollo o investigación. Cabe comentar que si bien varias empresas ensayan frecuentemente métodos de energetización alternativa, estas aun no constituyen un número relevante y el desperdicio de agua y energía así como la  polución generada es alta y peligrosa.

La ecotecnia puede ayudar a reducir estos malos hábitos difundiendo una praxis responsable de cuidado y responsabilidad ambiental. Esa misma capacidad, define el sentido de la destrucción de archivos documentales obsoletos: una tentativa por lograr la máxima productividad reduciendo los posibles daños ambientales generados a partir de ello.

Nociones de ecotecnia

Para mensurar la eficiencia energética basta considerar la manera en que se relaciona la energía utilizada y la producción derivada de ella. Elevar la valía de esa medida depende de las alternativas de inversión, cultura y desarrollo tecnológico que se incorporen al esquema productivo de una empresa.

Los estudios necesarios para elegir las mejores condiciones de construcción segura y de ahorro energético son vitales para la consolidación de un proyecto ecotécnico.

Opciones de sano desarrollo

La utilización de energías renovables, es decir, las que se obtienen de modo continuo y sin límite, como por ejemplo la geotérmica, eólica, o hidráulica y además los procesos industriales responsables, como la destrucción de archivos documentales obsoletos, coinciden con la ecotecnia en una voluntad de eficiencia energética.

Algunas de las ventajas derivadas de la implementación de arquitecturas ecotécnicas es la de constituirse en un imán para la inversión y además cooperar para la protección ambiental del mundo. Si bien podría pensarse que este tipo de tecnologías alternativas es de costosa implementación, en realidad no lo es así y más aún si se consideran todos los aspectos positivos que conlleva.

Ahondemos en esta circunstancia a continuación, considerando primero, cual es el peligro real al que están expuestas las empresas y segundo, qué es lo que debe hacerse en una situación de ese talante.

El caballo de Troya

Estadísticas recientes han determinado que el 79% de las firmas que fueron seleccionadas para una muestra, han sufrido casos de sustracción o alteraciones de datos. Sin embargo, lo preocupante es que la mayor parte de las situaciones reportadas ocurrieron como consecuencia de abusos provenientes del interior de esas mismas empresas.

De hecho, el 75% de los delitos fueron cometidos en esa circunstancia, es decir, efectuados por empleados de la propia compañía. Comparado con este auténtico “Caballo de Troya” empresarial, los ataques convencionales de hackers implican un riesgo mucho menor.

Medidas de precaución

Estas cifras únicamente demuestran que las empresas no deberían escatimar en la adopción de medidas que les permitan asegurar los archivos de información bajo su resguardo.

La simple confianza depositada en sus trabajadores no es suficiente, ni siquiera una concienciación general acerca de la gravedad de este peligro.

Aunado a lo anterior, se deben implementar estrictas tecnologías, sistemas y prácticas que garanticen un razonable estado de seguridad para los datos en poder de una empresa.

Peligro virtual, reales consecuencias

Otro dato interesante que arrojaron las encuestas citadas es que alrededor de un 41% de los robos de datos en las empresas se generan en ambientes mainframe, en los que se encuentra el ordenador central.

Tal eventualidad coloca en alto riesgo la privacidad de mucha gente relacionada con una firma en esta situación, puesto que cerca del 80% de los registros que se manejan a nivel corporativo circulan en este tipo de ambientes de trabajo.

Por lo tanto, es necesario tomar las medidas necesarias, aun si exigen cierto esfuerzo de inversión para implementar los mecanismos y desarrollos tecnológicos más eficaces y así prevenir este tipo de delincuencia.

Para una gestión eficaz, destrucción de material obsoleto

En la destrucción documental, nunca hay que perder la oportunidad de remontar el camino y acceder a una ruta más eficiente. Así es como se entiende en los negocios por parte de las empresas de destrucción de documentos en Madrid como All Safe.

En el caso de la administración empresarial, cabe volver de vez en cuando a los fundadores de esta disciplina, puesto que siempre nos pueden dar una nueva orientación para los asuntos empresariales. Henri Fayol es uno de ellos y la destrucción de archivos una buena estrategia para asumir sus planteamientos.

En contra del despilfarro

Henri Fayol (1841-1925) está considerado como el padre de la administración empresarial moderna. En su obra “Administración industrial y general” expone una serie de enfoques de suma valía para la gestión contemporánea de organizaciones productivas.

La base de su propuesta se fundamenta en evitar el desperdicio de recursos y en no privilegiar una estructura centralizada. Para este estudioso, existían constantes ineludibles que determinaban por completo los procesos administrativos de una empresa. De tal modo que la prevención, organización, control, coordinación y medidas similares eran una manera de propiciar el cabal cumplimiento de estas leyes universales.

Depuración administradora

Si concedemos este planteamiento de Fayol, entonces la destrucción de archivos obsoletos se perfila como un recurso muy provechoso para lograr una administración transparente y productiva.

En la sencillez se guarda el secreto de la máxima eficiencia. Y la eliminación de todos esos elementos que obstaculizan la marcha correcta de una compañía es una condición para los máximos logros.

Fayol -adelantado a su tiempo- defendía la especialización de las labores, la estandarización de todos los mecanismos implicados en el desarrollo de un proyecto empresarial y también una toma de decisiones enérgica y prospectiva.

Posiblemente lo único censurable de sus ideas era el escepticismo en cualquier tipo de innovación. Al final, la destrucción de archivos documentales puede proporcionarnos lo más valioso de la visión de Fayol, es decir, una organización diáfana, eficiente y perfectamente estructurada.

Y de la misma manera, por su alto valor depurativo, la destrucción de archivos permite ir más allá de Fayol para abrir la posibilidad de innovaciones, bien cimentadas y con futuro.

Conclusiones del uso de cartuchos reciclados

En primer lugar, se puede afirmar que la industria del reciclaje de cartuchos ha sido bastante bien aceptada a nivel mundial, presentando elevadas tasas de crecimiento y alcanzando niveles de penetración en los mercados cada vez mayores.

Asimismo, los niveles de aceptación manifiestan satisfacción entre los clientes, básicamente porque un producto que se adquiere a un coste menor que los cartuchos originales, sin limitar la calidad, presenta un gran beneficio dinerario para el consumidor. En este sentido, la reducción en el precio se refiere a que el costo de reutilizar un cartucho es menor al de construir uno nuevo.

Menor precio, igual calidad

Por otra parte, los cartuchos reutilizados cuentan con una calidad de impresión y un rendimiento similar a los que muestran los cartuchos originales. En este sentido, los cartuchos reciclados presentan características idénticas a nivel mundial.

Además de los beneficios económicos de los que disfruta el consumidor, los cartuchos reciclados también son respetuosos con el medio ambiente, ya que para elaborar un cartucho de este tipo no se necesitan los 25 litros de petróleo que sí requieren los cartuchos originales.

Asimismo, el 95% del peso del cartucho puede ser reutilizado, un beneficio que es aprovechado y maximizado por la industria del reciclado de cartuchos de impresora. Además, se trata de una industria que requiere mucha mano de obra, siendo por tanto una importante fuente para la generación de empleo.

Una gran competencia

El mercado de los cartuchos de impresora es un sector que disfruta de una elevada competencia a nivel mundial: existen compañías de todos los tamaños que venden cartuchos. Básicamente, esta competencia radica en que tanto vendedores de cartuchos reciclados como vendedores de cartuchos originales luchan por el mismo mercado.

Sin embargo, a pesar de la dura competencia hay una gran variedad de precios a los que se ofertan los cartuchos, y aun así, el precio de venta de los cartuchos reciclados siempre es el más reducido.

Por otra parte, el margen de beneficios que adquieren los vendedores de cartuchos reciclados siempre es más elevado que el vende cartuchos originales, un hecho que incrementa sus posibilidades de competencia de una forma realmente decisiva.

Fue en el marco del “Día Internacional de la Internet Segura” en el que la AEPD hizo es te llamamiento hacia una utilización racional y segura de las tecnologías de vanguardia. Esta fecha conmemorativa, es una iniciativa de la Comisión Europea y cuenta con una labor organizacional de la asociación Protégeles.

Conozcamos algunos pormenores de este aviso por parte de la máxima entidad española relacionada con la defensa de la privacidad.

Los menores y sus riesgos

La AEPD recordó la obligación que tienen las prestadoras de servicios a través de Internet y los responsables de las redes sociales de respetar lo establecido por la Ley de Protección de Datos (LOPD), donde se señala que está estrictamente prohibido recopilar información personal de menores de catorce años sin el consentimiento de sus padres o tutores.

Esta limitación, se extiende incluso a lo relacionado con el entorno en donde habita y se desenvuelve el adolescente en cuestión. La AEPD busca erradicar por completo los casos de acoso virtual/sexual al que son sometidos los jóvenes en las redes sociales.

De enorme relevancia es también en esta tarea el papel de los padres para poder poner a salvo a los menores de este tipo de daños en la red.

Posibles soluciones

Algunos de los planteamientos propuestos por la AEPD para atender este problema de la protección de la confidencialidad en el ámbito del Social Media se refieren a la inclusión en los planes escolares de estudio de estrategias de precaución para que los jóvenes puedan estar en guardia para cualquier posible situación de asedio en las redes sociales, así como también algunas nociones fundamentales de la privacidad y el cuidado de la información personal.

Es innegable que los jóvenes deben considerar ciertas recomendaciones básicas antes de interactuar con personas desconocidas. Parte de ello, también se refiere al intercambio de fotografías.

En varias ocasiones se ha sabido de malos manejos que han tenido personas sin escrúpulos con respecto a los archivos y datos confidenciales que han obtenido -con engaños- en el ámbito virtual.

Los datos de navegación son fácilmente rastreables y la realidad virtual es mucho más parecida a la vida real de lo que se piensa. Por tanto, hay que tomar las debidas precauciones.

Ahondemos en el nexo capital que existe entre la ley y la confidencialidad.

Adaptarse a las circunstancias

Las firmas que más se han resistido a seguir el rigor que establece la LOPD consideran que resulta desproporcionado el esfuerzo que se les solicita cumplir, con respecto a los riesgos que puede evitar la aplicación de la ley.

Incluso la inversión que deben de realizar para adquirir sistemas de protección informática se les presenta como un dispendio cuestionable. Sin embargo, dada la dinámica de los tiempos actuales, en las que la información y quien la detenta es un factor determinante de éxito, parecería que queda fuera de toda duda razonable la pertinencia de proteger la integridad de la información en el ámbito de las empresas.

Una aplicación beneficiosa

Pero además de la certeza anterior, la correcta aplicación de la LOPD conlleva una serie de beneficios adicionales que incrementan tal meticulosidad. Y es que no existe un negocio que no optimice considerablemente su productividad organizando todo con transparencia y buenos manejos.

La información y los archivos que se desprenden de una empresa en normal crecimiento se acumulan poco a poco, hasta hacer improcedente la tarea de conservar toda esa cantidad de datos y de documentos.

Por ese simple aspecto de administración obligada, que conlleva atenerse a lo establecido por la LOPD, ya resulta de gran utilidad su impulso organizador y depurativo.

La seguridad ante todo

Pero por encima de todo está la seguridad. La LOPD puede proteger a una empresa de problemas que otro tipo de legislaciones de menor rigor no podrían.

Un ejemplo de esto lo encontramos en el caso de terceros a los que se contrata temporalmente para realizar ciertas actividades en una empresa y que tienen acceso a fuentes de datos confidenciales, con el riesgo tan grande que esta circunstancia genera.

La LOPD contempla este tipo de casos y puede establecer las responsabilidades que lleven a la resolución de un conflicto.

¿Cómo se posicionan este tipo de empresas?

En este sentido, el posicionamiento puede realizarse atendiendo a los atributos del producto o incluso a su precio, pero nunca en detrimento de su elevada calidad.

En algunos productos, la estrategia de posicionamiento más eficiente es aquella que consiste en posicionar un producto directamente contra la competencia, algo especialmente interesante en este sector, por disfrutar de evidentes ventajas competitivas en calidad y en precio.

Investigación del mercado

Los directivos de cualquier compañía precisan información relativa a los mercados potenciales de sus productos, y de los factores ambientales, con el fin de poder diseñar planes estratégicos acertados y responder a los cambios del mercado.

En este sentido, el objetivo principal de este tipo de investigaciones es conocer las costumbres, los hábitos, las necesidades y los beneficios que buscan los consumidores de cartuchos tóner para impresoras. Esta información es esencial para elaborar un perfil del consumidor.

Para llevar a cabo estas investigaciones, se debe analizar qué información necesitamos conocer acerca del cliente. A continuación, se elaborar preguntas específicas hasta conformar una pequeña encuesta.

Perfil del futuro comprador

El consumidor final de un producto es la persona que compra bienes o servicios para su uso personal con el objetivo de satisfacer sus necesidades. En este sentido, los consumidores de cartuchos reciclados son la mayoría de pequeñas y medianas empresas, que son las que cuentan con impresoras láser en sus instalaciones.

No obstante, el mercado de consumo de cartuchos tóner incluye más de dos grupos de consumidores. Así, el grupo más grande lo forman las compañías de tamaño grande, que suelen contar con más de 10 impresoras (bancos, entidades del gobierno, etc.).

El resto del mercado lo forman pymes e individuos que adquieren impresoras para un uso exclusivamente personal. Estas compañías no suelen disponer de más de cinco impresoras, de las que muchas ni siquiera son láser.

Aprovisionamiento de cartuchos

La mayoría de clientes potenciales de esta industria realiza sus compras de una forma periódica. De hecho, existen múltiples compañías que compran sus suministros informáticos en periodos largos, superiores al trimestre.

En una proporción similar se encuentran las empresas que compran estos suministros de forma mensual, mientras que son muy pocas las que adquieren cartuchos cuando se les terminan las que tienen.

Ventajas de los tóner reciclados

En este sentido, al fijar el precio de un producto se suelen tener en cuenta varios aspectos, como el aumento o pérdida en las utilidades, el aumento o descenso de las ventas, el rendimiento esperado, etc.

Teniendo en cuenta que existen múltiples tipos de impresoras láser de distintas marcas, la gama de cartuchos que se comercializa en el mercado es también muy extensa. Por tanto, los precios también difieren bastante en función de la empresa productora.

Ventaja competitiva

En este sentido, es evidente que los cartuchos reciclados disfrutan de un gran beneficio que lo hace atractivo para el consumidor: al ser inferior el coste de reciclado que el de producción, existe una gran ventaja competitiva en los precios de los cartuchos reciclados.

Por ello, estos cartuchos llegan al mercado a un precio muy reducido en relación al de la competencia, y este ahorro puede ser incluso superior si el cliente entrega un cartucho vacío en el momento de la compra.

Según diferentes estudios, el ahorro mínimo que es posible obtener en relación al precio medio de los cartuchos originales es de un 30%, nada más y nada menos.

La distribución

La distribución de cartuchos tóner reciclados para impresoras láser puede realizarse directamente por la empresa o a través de diferentes intermediarios, como por ejemplo un mayorista.

En muchas ocasiones se pueden suprimir los intermediarios, pero no las acciones que estos realizan relacionadas con la distribución. De hecho, en muchos casos estos agentes desarrollan actividades de distribución con mayor eficacia y a un coste más reducido que los propios fabricantes.

La elección de un sistema de distribución u otro pueden afectar en gran medida al rendimiento de una empresa dedicada al reciclaje de cartuchos de impresora.

Publicidad del producto

En la actualidad, todavía no es habitual ver en los medios de comunicación anuncios destinados al consumidor de suministros de informática. Esto representa otra gran oportunidad destinada al reciclaje de cartuchos, ya que su competencia es aún reducida.

En este sentido, los consumidores deben enterarse de que hay empresas que se dedican a vender cartuchos a precios más bajos que los de las compañías que se dedican a la venta de equipos informáticos.