La destrucción documental bajo la lupa

por All-Safe / 22 de Noviembre de 2009

A fin de comprender la real importancia que tiene la destrucción de archivos documentales, conviene contemplar, desde un punto de vista global, la mecánica de sus procesos y los alcances de sus notables beneficios para las empresas e instituciones diversas

La destruccion documental bajo la lupa Por ejemplo, vale la pena inquirir acerca de qué tipo de datos resultan especialmente delicados para los procedimientos de eliminación y también cuáles son las clases de soportes que pueden ser bien gestionados durante esos mismos procesos. Ahondemos más en este tema, de mucho interés para numerosos sectores de la sociedad.

Grados de confidencialidad

Existen soportes con información que, por la relevancia de los temas que abordan, disponen precauciones muy especiales en su traslado, manipulación y eliminación. Los datos mencionados se inscriben en las siguientes categorías:
Información de tipo personal, misma que debe ser gestionada de acuerdo a lo establecido por la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Información concerniente a operaciones comerciales o financieras como, por ejemplo, registros de licitaciones, ofertas a diversas firmas, estados de cuenta corporativos, etc.

Información relacionada con la estimación de riesgos en el trabajo, como lo son planos de construcciones, planos de seguridad, fichas laborales, y finalmente, deben ser objeto de un tratamiento cauteloso y efectivo durante su destrucción los documentos relacionados con investigaciones legales que ya no precisen ser conservadas bajo resguardo.

Detalles imprescindibles

Los soportes que contienen información de tipo confidencial son los siguientes: documentos impresos en papel, los soportes en formato electrónico, óptico, o magnético, así como también las filmaciones, microfilmes, tarjetas perforadas, tarjetas de apertura, impresiones radiográficas y microfichas. Otro aspecto capital en estas cuestiones se refiere a los encargados de efectuar la destrucción de todos estos soportes informativos.

No siempre es aconsejable, ni conveniente para una compañía, realizar la destrucción de archivos en sus propias instalaciones. En la mayoría de los casos es conveniente contratar los servicios de una expresa especializada en este tipo de menesteres.

Puntos a considerar

Algunos de los puntos a tomar en consideración al momento de contratar los servicios de una empresa de destrucción documental son los siguientes: que dicha firma respete la confidencialidad de la información que maneja, cuente con los medios de transporte adecuados, detalle los procedimientos de los que se sirvió para realizar la destrucción, proporcionar un certificado de garantía acerca del proceso efectuado, y finalmente desarrolle todas las labores implicadas a la destrucción con personal propio.

 
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