La destrucción documental en perspectiva

por All-Safe / 21 de Noviembre de 2009

El objetivo principal de los procesos de eliminación de documentos con información de acceso restringido, es que no se puedan recobrar los soportes que contienen dichos datos.

La destruccion documental en perspectiva Además esos procesos de destrucción documental deben garantizar que ninguna persona sin los permisos debidos tenga acceso a esa información. Ahora conviene ahondar un poco más en las perspectivas y las prospectivas de una labor tan encomiable como lo es la que desarrolla All-Safe para servirle.

Un procedimiento de gran relevancia

Lo que define a la destrucción de archivos confidenciales es, primero que nada, su carácter irreversible, es decir capaz de garantizar que no existan posibilidades de que pueden ser salvados los soportes en donde se contenía la información confidencial.

Segundo, ese proceso depurativo, con respecto a la administración de una entidad productiva, debe de ser seguro y privado, lo cual significa que durante el proceso de su destrucción los soportes han de tratarse con los mismos niveles de protección que han tenido durante su resguardo. 

Finalmente, como tercer rasgo definitorio, toda destrucción de archivos documentales debe de observar un notable cuidado hacia la ecología del planeta, evitando cualquier tipo de alteración violenta del medio ambiente y siempre que sea posible, aprovechar por medio del reciclaje los soportes eliminados.

Especificaciones importantes

Es necesario practicar la destrucción de archivos documentales cuando ciertos soportes han dejado de ser necesarios. Hay que tener presente, en todo momento, que alguna información debe de ser, por disposiciones oficiales, mantenida bajo resguardo por el tiempo que especifican los códigos y reglamentaciones al caso.

Ahora bien, la confidencialidad de la información la determina en cada caso la empresa o institución relacionada con tales datos. De igual manera, será cuestión exclusiva de dicha entidad el determinar qué persona está facultada para aprobar, en última instancia, la destrucción de todos esos archivos.

Garantía bien fundamentada

La misma persona que autoriza la destrucción de los documentos obsoletos deberá  atestiguar el resultado de tales procesos de eliminación, a fin de dar fe de que se han llevado de acuerdo a las leyes vigentes y de que todos los relacionados con dichos mecanismos queden fuera de riesgo, por cualquier eventual consulta oficial o legal que se presente. La persona mencionada deberá tener al alcance un registro de la cantidad y la clase de documentos eliminados y un certificado en donde se detalle el procedimiento de la destrucción, la fecha en que tuvo lugar y además el personal involucrado en todo ello.

 
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