Legislación sobre destrucción de documentos

por All-Safe / 13 de Abril de 2009

A la hora de desarrollar un proceso de eliminación de documentos, es fundamental respetar al detalle el marco legal en el que se deben efectuar estas acciones. Este post funciona como guía donde se detallan cuáles son las disposiciones legales que a ese respecto se han fijado, tanto en el ámbito español como en el europeo. Una información clave para poner en perspectiva la necesidad de efectuar este proceso con el mayor grado de eficiencia posible.

Legislación sobre destrucción de documentos

Legislación sobre destrucción de documentos

Las empresas dedicadas a la destrucción de documentos están obligadas a cumplir la legislación sobre protección de datos, que exige destruir los documentos confidenciales. Para ello, existen disposiciones legales que pueden ser autonómicas, nacionales y europeas.

Parlamento europeo

- Directiva 95/46 /CE.

- Decisión 1600/2002 por la que se establece el Sexto Programa de Acción Comunitario de Materia de Medio ambiente.

 

 Estado español

- Ley orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal.

- Real Decreto 994/99 por el que se aprueba el reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal.

- Real Decreto 195/2000 por el que se establece el plazo para implantar las medidas de seguridad en los ficheros automatizados previstos en el Reglamento aprobado por el Real Decreto 994/1999.

- Ley 10/1998 de residuos

Comunidad autónoma de Cataluña

- Ley 5/2002 de la Agencia Catalana de Protección de Datos

Comunidad autónoma de Madrid

- Ley 8/2001 de Protección de Datos de Carácter Personal de la Comunidad de Madrid

Comunidad autónoma del País Vasco

- Ley 2/2004 de Ficheros de Datos de Carácter Personal de Titularidad Pública y de Creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos

Desconocimiento de los empresarios

Gran parte de las juntas directivas y responsables de compañías o dueños de empresas aún no conocen el contenido de esta ley y son conscientes de las repercusiones legales, las penas y los gastos que pueden resultar de una mala gestión de la información confidencial.

Su compañía es la única responsable de la integridad de este tipo de datos manejados y su notoriedad puede sufrir un daño irreparable si alguna persona emprende una acción legal por el mal uso de la información. La ley exige la destrucción de toda la información confidencial de manera sistemática.

Forma segura en la industria de destrucción de documentos

En primer lugar, se necesitan en la empresa empleados de confianza, además de una obligación legal de destruir la información y documentación.

El mayor perjuicio que puede producirse en una empresa que no lleve a cabo correctamente esta tarea es la pérdida de la confianza de sus clientes.

Existe una serie de riesgos por los que hay que implantar un sistema seguro:

Negligencia y descuido por parte de los empleados de la empresa. La única forma de enmendarlo es instaurando sistemas seguros y simples, sin largos almacenamientos y, si es posible, con recogida diaria de la documentación.

Otro problema puede ser las represalias de empleados agraviados por algún motivo.

Delitos realizados por bandas organizadas, espionaje o robo.

La confidencialidad está rigurosamente protegida por la Directiva de Protección de Datos 95/46 EG

- La ley resguarda la confidencialidad.
- El sector público y el privado se tratan del mismo modo.
- Los datos personales únicamente pueden ser tratados con propósitos establecidos.
- Sólo pueden ser tratados con la aprobación o la existencia de un contrato previo.
- La destrucción de los datos estará concretada en el proceso.
- La salida de datos de la UE está restringida.

Para cualquier otra duda al respecto pueden visitar la web de la Agencia Española de protección de Datos:

www.agdp.es

 
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