Menor coste y mayor seguridad

por All-Safe / 28 de Mayo de 2009

Las empresas han crecido de la misma forma que lo ha hecho el resto de la sociedad, por este motivo, cada vez son más los empleados que trabajan en ellos y la producción de documentos que se acumulan cada vez más tanto de forma impresa como de manera electrónica.

Menor coste y mayor seguridad

Menor coste y mayor seguridad

Tanto almacenamiento provoca el aumento de los costos de administración, que se elevan hasta cifras que podrían resultar escalofriantes.

Muchas de esas empresas no conocen exactamente qué registros deben conservar, por cuánto tiempo y cuáles han de destruirse de forma segura y legal.

Estrategia práctica y beneficiosa

Las empresas se mueven entre gran cantidad de leyes y regulaciones, que incluyen la obligación de realizar registros con el fin de cerciorarse de la transparencia y, por supuesto, de la contabilidad.

Los reglamentos y las normativas judiciales han demostrado que la administración de registros y las prácticas que se llevan a cabo a la hora de eliminar este tipo de documentación resultan inadecuadas, lo que repercute en la seguridad al exponer a las empresas a riesgos de incumplimiento y responsabilidad legal.

Por lo general, las empresas de destrucción de documentación confidencial ayudan a sus clientes en la organización y en la manera de planificar e implementar un programa completo y legal para el almacenamiento y la eliminación de documentos, y asegurarse de que se aplique sistemáticamente en cualquiera de sus entidades comerciales y cualesquiera que sea su ubicación.

Rebaja del coste

Una vez que se realiza un estudio y una programación a la hora de llevar a cabo este proceso de eliminación y almacenamiento de los documentos realizado de forma periódica, en el que se informe claramente de los procedimientos, y bien diseñado, puede disminuir significativamente los riesgos y la exposición de información confidencial.

Se trata de certificar que los registros que legalmente resultan obligatorios y especialmente valiosos para la empresa se mantengan durante un período y posteriormente se eliminen de forma segura.

Esta organización también ayuda a disminuir los costos de gestión y almacenamiento de toda la información que genera la empresa, incluso esta reducción puede llegar a un 50%, a través de la eliminación del almacenamiento de aquellos documentos que son completamente prescindibles y la transferencia de documentos que no son usados a un almacenamiento de menor coste.

Todo este proceso ayudará a optimizar el acceso al resto de registros, ya que la cantidad de documentación para administrar será notablemente inferior.

 
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