Necesidad de destrucción documental

por All-Safe / 23 de Junio de 2009

Es necesario realizar una selección y establecer una serie de parámetros a la hora de eliminar documentos que, por sus características, han cumplido su función y ya no le sirven a su empresa.

Necesidad de destrucción documental

Necesidad de destrucción documental

También resulta primordial que se identifiquen aquellos documentos que por cualquier motivo tengan alguna copia o carezcan de valor administrativo, antes de llevar a cabo algún tipo de eliminación.

Este mismo procedimiento es el que se debe realizar para seleccionar aquellos que deban conservarse por el valor de la información contenida en ellos, como sucede con los que resultan irrelevantes tras haber trascurrido un tiempo prudencial de conservación.

Protocolos que se ajustan

De esta forma, su empresa podrá evitar la saturación de información en los diferentes departamentos, estableciendo unos protocolos de filtrado, que de acuerdo con la normativa legal existente exigen su eliminación, o sencillamente por el interés que esto conlleva para su empresa, asegurando que ningún documento podrá caer en manos de terceros que puedan hacer daño a los intereses de su empresa.

Es imprescindible que la empresa especialista en este sector, como es el caso de All Safe, ofrezca todas las garantías dentro de los plazos comprometidos, además de unas medidas de seguridad completas, adecuadas a las necesidades de cada una de las empresas que la contratan.

Para ellos, All Safe ofrece la oportunidad de adaptarse a las necesidades de cada cliente, estableciendo los protocolos que más se ajusten a cada compañía.

Metodología que evita problemas

Una de las maneras de asegurarse de que la documentación que se va a destruir es la correcta es distribuir entre los empleados capacitados y de confianza la tarea de su especial clasificación de dichos documentos, registrando los datos que contienen en una hoja de trabajo interna para elaborar de este modo el trámite de estimación documental.

Este trabajo tendría que pasarse con posterioridad a cada jefe de departamento para realizar una nueva supervisión, que asegure por completo que ésos son los documentos que deben ser necesariamente eliminados.

Una vez finalizado el proceso, la empresa tendrá que llevar una programación exhaustiva de la fecha y la hora en la que se va a llevar a cabo dicha eliminación y, si fuera posible, del tipo de documentos que van a destruirse para evitar que haya problemas a posteriori.

Esta metodología evitará numerosos quebraderos de cabeza y posibilitará además una organización casi perfecta, lo que permitirá tomar las riendas absolutas de su empresa.

 
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