Optimizar las auditorías

por All-Safe / 31 de Julio de 2009

Podría pensarse que la mejor manera de organizar un espacio administrativo es acumulando todos los elementos posibles. Incorporar el mayor número de objetos, procurando no dejar nada excluido, podría ser una buena estrategia a corto plazo. Pero eventualmente llega el momento de las necesarias revisiones, cortes y auditorías.

Optimizar las auditorias En ese instante, lo que parecía ser la solución más acertada, puede llegar a transformarse en un problema de serias consecuencias. La clave de esta paradoja organizacional estriba en que, no es cuestión de acumular clasificadamente la documentación, sino más bien, preservar metódicamente lo esencial, tras haber valorado y depurado los archivos que se tienen bajo resguardo.

Delicada cuestión

Más allá de constituirse en una dificultad por sí misma, el almacenaje innecesario de archivos es la punta del iceberg de una cuestión mucho más grave. Se trata del síntoma más notorio de una falta de orden en la manera de llevar los asuntos internos de un negocio.

Pero para poder corregir este error, se requiere comenzar desde la superficie, depurando convenientemente la documentación y esclareciendo el historial acerca de cómo y de qué manera se ha estado trabajando. La destrucción de archivos documentales, manejada con responsabilidad, constituye la herramienta más valiosa para poder preparar el campo a cualquier posible auditoría.

Conciencia tranquila

Por supuesto nada se tiene que ocultar cuando se actúa con rectitud y honestidad. Pero justamente, una condición de posibilidad para alcanzar ese estado de transparencia, es la de manejar los registros de las operaciones de un negocio de modo sencillo y abierto. Puede darse el caso de que, aun sin tener la voluntad de proceder de modo indebido, por la caótica manera en la que se resguarda la documentación de años, se extravíen memorándums, inventarios, facturas o cualquier trámite impreso, indispensable para una eventual auditoría.

Las consecuencias de no superar ciertas revisiones oficiales, por ejemplo del fisco, pueden llegar a ser desastrosas. No hay por qué llegar hasta este punto tan lamentable, y menos si se ha actuado con buena voluntad.

La evidencia más patente de que se está trabajando, produciendo o brindando un servicio, es un ambiente pleno de papeles por doquier y gente ocupada en realizar sus funciones. Sin embargo, las labores que se precisan para movilizar a una empresa no terminan allí. Se necesita además depurar, y destruir, aquello que se vuelve obsoleto o de archivo innecesario. Mantener en orden un espacio administrativo no es tan complicado como parece, cuando se valora lo suficiente y se depura lo necesario.

 
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