Por qué debo destruir la documentación

por All-Safe / 15 de Abril de 2009

Las empresas, cada vez más, necesitan de la confidencialidad para sacar adelante sus negocios. La competencia, y las malas artes de muchos, pueden poner en aprieto el futuro de muchos trabajadores. En este post se explica la trascendencia de efectuar una correcta eliminación de esos documentos clave para el funcionamiento de una empresa que en un momento dado dejan de estar vigentes. Asimismo, se especifica cuáles son esos documentos. También se detalla el marco legal español en el que están inscritas estas acciones.

Destrucción de documentación

Destrucción de documentación

Por eso es fundamental para cualquier organización tener un estudiado protocolo del proceso de generación, uso y destrucción de los documentos en diferentes soportes y que impliquen información de personas físicas, así como un conjunto de medidas creadas para garantizar la confidencialidad de éstos, su archivo y gestión.

Se hace, por tanto, imprescindible ejercer la protección de la información personal y las necesidades de defender la reputación corporativa realizando una destrucción documental segura que forme parte esencial de un programa de administración de registros.

 

Evitar problemas muy graves

Conservar cierto tipo de información más allá del tiempo estrictamente necesario, además de generar numerosos costes de almacenamiento puede poner en un aprieto a la empresa y exponerla a riesgos de robo, uso inapropiado de la información, difusión y en general una serie de problemas que pueden tener una fácil solución.

Desde hace algunos años la normativa europea en relación a la protección de datos es muy estricta, exige una serie de niveles de seguridad en la destrucción de documentos muy importante, que invita a la empresa a definir los objetivos y a desarrollar un plan estratégico en la supresión de la documentación confidencial con la que cuenta. Todo ello de forma segura y cerciorándose de la imposibilidad de cualquier posible reconstrucción.

Numerosos tipos de soportes a destruir

Los documentos que suelen destruirse de forma más habitual son: nóminas de trabajadores, presupuestos, información sobre clientes, expedientes laborales, balances de la empresa, contratos, estudios de mercado, historiales médicos, recibos, justificantes bancarios, futuros proyectos de la empresa o gráficos entre muchos otros.

Además del soporte papel existen otros soportes en los que puede estar incluida la información confidencial como pueden ser los plásticos, las microfichas, los formatos de almacenamiento ópticos (CD, CD-RW, HD DVD, VMD y Blue Ray) cintas de video, placas médicas, películas de triacetato y cualquier otro medio de almacenamiento que posible.

La protección de materiales confidenciales se realiza a través de prácticas de seguridad estrictas verificando que los materiales se han devastado según los niveles de seguridad que establece la norma DIN 32 757-1 y el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de Medidas de Seguridad de los ficheros automatizados que comprendan datos de carácter personal.

 
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