Prepararse para una auditoría

por All-Safe / 19 de Noviembre de 2009

Conviene estar prevenidos para cualquier eventual proceso de auditoría al que se vea sometido nuestro negocio. Son numerosos los problemas que acarrea el salir con observaciones negativas en casa una de estas sistemáticas revisiones y más aun si están amparadas por una instancia oficial.

Prepararse para una auditoria No queda sino afrontar las consecuencias de una mala administración o, por el contrario, prevenir cualquier tipo de dificultad o confusión, procurando tener todo en la mejor situación administrativa posible. En este post comentaremos algunos de los puntos que más relevancia tienen para una empresa, con el objetivo de poseer las claves tener todo en orden para una eventual auditoría.

Detalles importantes

Lo primero que se tiene que considerar es el modo en el que se aplican habitualmente los procesos de auditoría. Es preciso estudiar las reglamentaciones vigentes para tomar conocimiento de los procedimientos autorizados. Además, una vez sepamos lo que se nos va a requerir, debemos procurar tenerlo preparado para cuando los inspectores procedan con la auditoría. La destrucción documental es una herramienta excelente para depurar de manera radical todo lo que no sea necesario y sólo obstaculice esta adecuación administrativa tan relevante.

Medidas puntuales

Otro importante factor a tomar en cuenta es la frecuencia en la que se practiquen o el calendario que se tenga establecido para las auditorías. Lo ideal es que la reestructuración organizacional, que motiva la inminencia de una auditoría, no sea efímero, transitorio, contingente. Se requiere, por el contrario, efectuar esa sana mecánica depurativa periódicamente, para mantener en orden así el interior de una empresa de un modo definitivo. De nueva cuenta, los servicios de eliminación de documentos obsoletos se perfilan como la mejor vía para lograr esta estabilidad y pulcritud interna que toda sana empresa debe ostentar.

Extremar precauciones

Finalmente, hay que prevenir las etapas que manejan los métodos de auditoría más practicados. Una revisión exhaustiva de los papeles con los que se manejan las gestiones de una empresa a veces no es suficiente. Se necesita combinar este recurso con otras herramientas de control como la observación sistemática, la inspección o la re-ejecución.
Si procuramos mantener los archivos documentales que nos serán solicitados en perfecto orden, por medio de las estrategias antes mencionadas, pero principalmente a través de un periódico saneamiento desarrollado por medio de la destrucción responsable de archivos impresos, no existirá impedimento alguno para ser objeto de evaluación por cualquier equipo de auditores, sin importar la fecha ni los motivos de su presencia y labores. Antes al contrario, esa evaluación exterior será sello de calidad en la evaluación diaria de la empresa.

 
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