Recomendaciones a la hora de destruir documentos

por All-Safe / 23 de Abril de 2009

A la hora de realizar las operaciones necesarias de manejo y transporte de los documentos que van a ser eliminados durante el traslado y hasta el momento de la destrucción, han de ser realizadas por personal autorizado e identificable. El transporte debe estar consagrado exclusivamente a documentos que se van a destruir y ser directo hasta el lugar en el que se van a destruir. En este post se establecen una serie de pautas para efectuar esta destrucción con plena funcionalidad.

Shredded Paper

Cómo destruir documentos

La destrucción ha de ser inmediata y es necesario que sea a través de la trituración mediante corte en tiras o partículas, la segunda opción siempre es la más eficaz, cuyo tamaño se elegirá en función de la protección exigida por la información contenida en los documentos.

Nunca se debe hacer uso de subcontratas

Una vez que el conjunto del papel ha sido perfectamente triturado, éste puede reciclarse.

En caso de que se realice una contratación externa del servicio de destrucción de documentos y este se encomiende a una empresa dedicada a este menester, es necesario que ésta sea de total confianza para evitar posibles quebraderos de cabeza y, sobre todo, tener en cuenta algunas cosas:

Se debe exigir que algún representante del responsable, o él mismo, de los documentos que se van a destruir pueda estar presente durante el proceso para que se pueda comprobar las condiciones en las que se realiza y los resultados finales de esta fase.

Confiar siempre en profesionales

También se debe reclamar un certificado de destrucción de los documentos en el que quede constancia que la información, ha desaparecido, ya no existe, y dónde, cuándo y de qué manera ha sido destruida. Es básico y absolutamente necesario dejar constancia del momento y de la manera en la que se ha llevado a cabo el proceso de destrucción para evitar futuras complicaciones, no podemos olvidar que no solamente resulta peligroso que esta información confidencial caiga en manos de terceros, sino que esto puede traer consecuencias negativas y de carácter legal para la empresa.

La empresa también tendrá que garantizar la destrucción de los documentos en sus instalaciones y con medios propios, sin ser necesaria la opción de realizar subcontratas con otras sociedades para ejercer el manejo de los documentos por parte de terceros sin conocimiento del responsable de los documentos.

La destrucción debe ser inmediata para que resulte imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de
cualquier tipo de información que se hallara contenida en ellos.

 
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