Para una gestión eficaz, destrucción de material obsoleto

En la destrucción documental, nunca hay que perder la oportunidad de remontar el camino y acceder a una ruta más eficiente. Así es como se entiende en los negocios por parte de las empresas de destrucción de documentos en Madrid como All Safe.

En el caso de la administración empresarial, cabe volver de vez en cuando a los fundadores de esta disciplina, puesto que siempre nos pueden dar una nueva orientación para los asuntos empresariales. Henri Fayol es uno de ellos y la destrucción de archivos una buena estrategia para asumir sus planteamientos.

En contra del despilfarro

Henri Fayol (1841-1925) está considerado como el padre de la administración empresarial moderna. En su obra “Administración industrial y general” expone una serie de enfoques de suma valía para la gestión contemporánea de organizaciones productivas.

La base de su propuesta se fundamenta en evitar el desperdicio de recursos y en no privilegiar una estructura centralizada. Para este estudioso, existían constantes ineludibles que determinaban por completo los procesos administrativos de una empresa. De tal modo que la prevención, organización, control, coordinación y medidas similares eran una manera de propiciar el cabal cumplimiento de estas leyes universales.

Depuración administradora

Si concedemos este planteamiento de Fayol, entonces la destrucción de archivos obsoletos se perfila como un recurso muy provechoso para lograr una administración transparente y productiva.

En la sencillez se guarda el secreto de la máxima eficiencia. Y la eliminación de todos esos elementos que obstaculizan la marcha correcta de una compañía es una condición para los máximos logros.

Fayol -adelantado a su tiempo- defendía la especialización de las labores, la estandarización de todos los mecanismos implicados en el desarrollo de un proyecto empresarial y también una toma de decisiones enérgica y prospectiva.

Posiblemente lo único censurable de sus ideas era el escepticismo en cualquier tipo de innovación. Al final, la destrucción de archivos documentales puede proporcionarnos lo más valioso de la visión de Fayol, es decir, una organización diáfana, eficiente y perfectamente estructurada.

Y de la misma manera, por su alto valor depurativo, la destrucción de archivos permite ir más allá de Fayol para abrir la posibilidad de innovaciones, bien cimentadas y con futuro.

La destrucción de archivos documentales posibilita enormemente este tipo de optimización de los procesos, cuyo sentido comentaremos en las líneas siguientes.

La necesidad de acciones radicales

Lo que procuraron hacer las empresas durante la etapa más complicada de la crisis del año anterior (cuyas secuelas aún se dejan sentir) es adoptar resoluciones radicales, es decir, acciones que en cualquier otra circunstancia no habrían decidido tomar.

Este grupo de decisiones incluyeron ajustes de personal, reorganización de secciones y departamentos, contratación de personal freelance, eliminación de gastos prescindibles (como por ejemplo viáticos) o bien la paralización indefinida de planes y proyectos en puerta.

A pesar de parecer radicales, esta clase de medidas de emergencia cumplieron su cometido y las empresas que las asumieron con temple y liderazgo lograron salir delante de un periodo tan agitado en materia financiera.

Algunas claves de eficiencia

La manera de lograr liquidez y mantener en condiciones de producción a una compañía, independientemente del entorno imperante, puede ser explicada por una serie de claves:

1)Es preciso profundizar los alcances del mercado, no contentarse con un sector del público cautivo sino tratar de captar más.

2)No caben las dudas o los titubeos al momento de tomar la mejor decisión para una firma. Es necesario hacer las modificaciones necesarias en el tiempo justo.

3)Más allá de lo inevitable de ciertos recortes, nunca hay que pasar por alto la posibilidad de mejorar el rendimiento de los trabajadores por medio de la capacitación. Se puede hacer más con menos, siempre que sean los mejores.

4)Es vital una simplificación administrativa que mejore los procesos por medio de la sencillez y la transparencia. Para logarlo, es menester herramientas de optimización como la destrucción de archivos documentales y la adopción de buenos hábitos de comunicación por parte de por todos los empleados de una empresa.

Desandar para avanzar

Cuando se presenta un error en una red de actividades administrativas, frecuentemente tiene consecuencias que perjudican a toda la estructura organizacional.

Después, cuando llega el tiempo de solucionar el percance, es común que tal labor requiera de un esfuerzo extraordinario que consume recursos y tiempo excesivo.

Las equivocaciones requieren ser solventadas obligatoriamente. Sin embargo, existe una vía para poder prevenir faltas y equivocaciones y evitar la difícil tarea de corregirlas.

La depuración de archivos, parte esencial de la destrucción de documentación obsoleta, es precisamente una vía alternativa para desandar el camino, deconstruyendo un proceso, para comprender como ha derivado en una situación conflictiva y evitar así volver a caer en ese mismo fallo.

Los mejores elementos

La destrucción de archivos documentales tiene en el mecanismo que la constituye un valioso procedimiento de evaluación de personal. En una empresa, se cometen una serie de desajustes, errores costosos que no se sabe a ciencia cierta cómo se producen hasta que ya es demasiado tarde para poder corregirlos.

Si se inspecciona con detenimiento, podrá hacerse evidente que uno o unos cuantos empleados son los que repiten en ese tipo de desaciertos. La destrucción de archivos, además de proporcionar una serie de beneficios relacionados con la optimización de procedimientos, también logra elevar el rendimiento de los recursos humanos de una firma, al hacer patente que elementos no cumplen con los estándares de calidad que se precisan.

Vía de modernización

La digitalización abre perspectivas inéditas de progreso para una compañía. Dar el gran paso de las labores tradicionales de gestión al de la modernidad y la tecnología de vanguardia, no es tan fácil como parece ni tan complicado como aparenta. Pero es la ruta que todas las firmas exitosas han transitado, ese visualizar en un futuro todas las posibilidades de desarrollo, desplegadas sin límite alguno, orientadas por completo hacia la excelencia.

Donde antes se ponderaba la perfección artesanal de un objeto, la belleza de su acabado en relación al esfuerzo que ha implicado su manufactura, en la actualidad, son otras las cualidades que se destacan ante el parecer de los consumidores. Vivimos una era de inmediatez, de mayor provecho en el menor tiempo posible y al menor costo.

De tal modo que la competencia entre las empresas tiene ahora nuevas reglas que la determinan por entero. Quien quiera triunfar y sobresalir tiene que adaptarse a esta circunstancia de premura férrea por brindarle al público el servicio esperado.

Veamos de qué manera la destrucción de documentos, actividad especializada que All-Safe pone a su disposición puede apoyar a las entidades productivas a lograr la economía de tiempos que la modernidad demanda.

Las dimensiones de la productividad

En este tiempo ya no cabe pensar en una visión del tiempo tradicional, es decir, en un sólo sentido y en continua evolución.

El empuje de las vanguardias culturales ha evidenciado que aquellos valores que daban motivo para mantener una perspectiva del mundo como un conglomerado de procesos en continuo progreso han dejado de tener sentido. Por lo tanto. el tiempo no es más aquella vía en un solo sentido que daba razón de todo.

La hermenéutica, en especial en la vertiente de Heidegger y Gadamer, ha hecho evidente que el tiempo tiene una pluralidad de facetas, que se despliega en una eclosión de dimensiones correspondientes a la diversidad de perspectivas que animan al mundo.

El tiempo, por lo tanto, puede ser pensado como múltiple. Tal visión abre numerosas maneras de entender las diferentes dinámicas de las sociedades contemporáneas, en especial las asociadas con la productividad, como es el caso de las labores empresariales.

Más rápido y mejor

La destrucción responsable de archivos documentales es un apoyo imprescindible para lograr acceder a la dimensión del tiempo imperante en la modernidad empresarial. No se trata únicamente de hacer espacio físico para poder aprovecharlo en otros menesteres, al eliminar todos esos fajos de documentación obsoleta que se acumula sin sentido y con frecuencia.

Al optimizar de esta manera cualquier proceso organizacional se está ahorrando tiempo y accediendo a una perspectiva más cualitativa que cuantitativa. Justamente la cualidad que el público está esperando recibir de nuestro negocio. Menos tiempo equivale a mayor calidad, cualidad encaminada hacia el mayor desarrollo posible.

Una de las ventajas adicionales que ha acarreado esta circunstancia es una mayor protección al medio ambiente. Es en este último punto en el que la destrucción de documentos comparte con el fenómeno de las redes sociales la misma valía, algo que comentaremos a continuación.

Mensajes obstruidos

La comunicación tradicional impresa tiene ciertos límites que fueron hace mucho tiempo rebasados. En ciertos ámbitos, como es el caso empresarial, este constreñimiento ha llegado a cotas de absoluta improcedencia.

No es posible producir ni hacer negocios con pilas de documentación obsoleta entorpeciendo los trámites, intercambios y gestiones. A la larga, sin el manejo adecuado de todos estos archivos, una empresa podía llegar a colapsarse debido a los costos que implica el conservar todo ese acervo inútil. Sin embargo, aún más que eso, la falta de una comunicación adecuada entre los participantes de un proyecto empresarial es la consecuencia directa y más grave de una situación de estas características.

Vías de contacto

La emergencia de las redes sociales, su aparición, implantación y progresiva consolidación como una de las mejores herramientas corporativas, ha cambiado esta circunstancia.

Tiempo, dinero y esfuerzo gastados habitualmente en efectuar las gestiones por medio de documentos impresos, cuando no en todos los casos se precisa, han podido ser ahorrados gracias a la utilización de las redes sociales como una manera novedosa de organizar un proyecto empresarial o de hacer negocios.

Gracias a esto, millones de árboles han podido salvarse por el abandono de la necesidad de utilizarlos para conseguir papel. La destrucción documental es otra de esas vías por las cuales se ha podido dar cauce a todos esos obstáculos documentales que entorpecen una comunicación fluida con fines productivos.

La empresa como centro

Hace todavía algunas décadas una empresa, en la manera en que se relacionaba con las demás, podía hacer patente su valía y reales posibilidades de progreso. De tal suerte que, la mayoría de ellas, se interpretaba y desarrollaba sus gestiones pensándose como el centro del universo de los negocios. Una compañía sólo podía tener éxito pensando en que todas las actividades de los mercados se efectuaban en torno suyo. Y así, en la medida en que sabían encarar y manejarse con todos esos sucesos, precisamente ese era el grado de importancia que podían alcanzar. Sin embargo, con la irrupción de la posmodernidad, este paradigma quedó rebasado y hoy por hoy son otras las condiciones en las que se desarrollan los negocios.

Acción común

Así como la tendencia de la cultura en general tiende hacia la desubjetivación, hacia un desplazamiento hacia lo racional y lo relativo, también las empresas en los tiempos que corren han dejado de cultivar un individualismo constreñidor para abrirse a lo global, a la vinculación prospectiva, a lo común y comunicativo. De tal modo que, si el sentido del éxito de una empresa no le viene ya desde fuera, debe de forjarlo en la relación, en la comunicación que tenga con otras empresas. Toda vía que favorezca esta comunión de sentido, será valiosa e indispensable para el desarrollo del ámbito de los negocios en general.

La destrucción de archivos documentales es una de las herramientas que mejor optimizan la comunicación entre las compañías, simplificando trámites y tiempos, optimizando espacios y procedimientos, para que puedan tenderse acuerdos de colaboración
Ante las grandes transnacionales que aún se sienten como el sol que puede alumbrarlo todo, las pymes pueden vincularse comunicativamente como lo hacen las demás estrellas, con su luz y demás energías forjando el universo entero.

La necesidad de la transparencia

Uno de los muchos logros de la filosofía escolástica fue haber acuñado la noción de claridad. El concepto de un objeto es claro cuando permite distinguir a dicho objeto de otros. La claridad exhibe las características o notas que diferencian a un objeto de todos los demás. Y si aceptamos la convicción que manejó posteriormente la filosofía cartesiana de que las ideas son las cosas mismas en tanto en que son percibidas directamente, podremos aseverar que la claridad y distinción en las ideas es al mismo tiempo la claridad y la distinción en los objetos.

La transparencia de la necesidad

La destrucción responsable de archivos documentales ayuda a que la claridad y la distinción de los escolásticos se materialicen, como lo planteaba el pensamiento cartesiano, pero en el ámbito de las empresas. La transparencia es la derivación directa de estas nociones filosóficas comentadas. Las empresas más exitosas son aquellas que hacen pública mucha de la información que fundamenta su labor. Sin embargo, para proceder de esta manera hay que saber qué es lo esencial. La depuración de documentos que requiere la eliminación de archivos obsoletos colabora grandemente a que se pueda manejar este grado de transparencia, puesto que hace evidente lo que tiene valía para una empresa y lo que carece de ella, definitivamente. Por otro lado, toda reducción de archivos conlleva simplificación de procedimientos y ganancias de tiempo y esfuerzo para una firma. Esta optimización administrativa se traduce directamente en una patencia de cada procedimiento manejado: se justifica ante público cada actividad desarrollada, por lo tanto, se exhibe una imagen de eficiencia y confiabilidad sumamente fructífera.

Tal es la razón por la que resulta tan recomendable el respaldo de toda esa información transformándola de formatos impresos a archivos electrónicos. Los archivos electrónicos cuentan con una manera mucho más presta de acceso y búsqueda, para el servicio de los clientes internos y loe externos de una empresa.

Una alternativa sencilla y económica

Para optimizar hasta el máximo un trabajo de gestión documental la destrucción de archivos obsoletos juega un papel determinante. A fin de cuentas genera una opción organizacional sencilla y económica que produce los siguientes beneficios:
1) Mantener los bancos de datos protegidos, perfectamente organizados y accesibles con sólo un click.
2) Enviar de un modo cómodo y seguro información a través de internet.
3) Tener en alcance permanente todas las referencias documentales necesarias para la buena marcha para un negocio, sin extravíos ni traspapeleos.
4) Controlar perfectamente quién puede o no acceder a la información en custodia.
5) Recuperar espacio para un almacenamiento fructífero en lugar de amontonar pilas inservibles de documentos obsoletos.
6) Aprovechar las más recientes normativas que permiten el archivo digital con respecto al tradicional y más arriesgado y costoso del papel.

Resumen de beneficios

Cuatro son los más grandes beneficios que puede brindarle una acertada gestión documental a un negocio. El primero de ellos se refiere a una notable reducción de costes que se pueden lograr por la disminución de materiales a organizar y proteger, en cuestión de recursos materiales y humanos.

El segundo tiene que ver con un lógico incremento en la calidad y la productividad que pueden ahora lograr unos empleados sin tanta labor sin sentido, y prestos a concentrarse en lo verdaderamente relevante. Tercero, por la depuración realizada aumenta el valor que ya tiene de por sí la información en resguardo. Y, finalmente, hay que resaltar la cuarta consecuencia, precisamente la más importante de todas: la posibilidad de brindar una mejor atención a los clientes. Definitivamente, la destrucción responsable de archivos es la vía idónea para una labor de gestión documental de primer orden.

Abstracción

La abstracción se comprende como el proceso reflexivo por el cual se separa, en el pensamiento, lo que en realidad no se presenta de esa manera. En cuanto a ello, en el ámbito de los procesos industriales  puede apreciarse un interesante parangón: los documentos obsoletos no sólo pueden separarse, sino que la realidad pragmática que determina esta depuración, genera a su vez, otros escenarios mucho más beneficiosos para posteriores procedimientos productivos. Se considera a lo abstraído como lo más importante, lo valioso, la esencia de algo, y así, la destrucción documental se despliega en una dinámica sumamente provechosa, puesto que gracias a ella, tanto lo abstraído- que se recicla- como lo remanente- que se reorganiza- devienen vías de aprovechamiento humano.

Acción

Unas de las maneras en las cuales se comprende al término acción es como una de las diez categorías manejadas por Aristóteles para explicar  los fenómenos de la realidad. En el campo de la destrucción de archivos documentales podemos identificar varias de las características definitorias de la acción como noción de pensamiento. Por ejemplo, se dice que la acción es la producción de algo, lo que es capaz de generar algo de la nada. La destrucción de archivos documentales, al deshacerse de lo obsoleto- lo que ya no tiene valor y en ese sentido no tiene existencia útil- genera materias para reutilizarse, propicia espacios para utilizarse en otros menesteres, y  fomenta novedosas actividades productivas con el tiempo recuperado de las labores de resguardo eliminadas.

Responsabilidad

La capacidad de dar una respuesta por las acciones dañosas que uno mismo u otra persona ha cometido, eso es la responsabilidad. En general, puede comprenderse como un asumir las consecuencias de un acto, por una motivación moral. La destrucción de archivos documentales es ante todo responsable, porque todos los sentidos que la promueven están encaminados a un permanente bienestar común.

La destrucción de archivos documentales sobresale entre todos ellos. Porque no sólo resuelve la demora que sufren las personas individualmente, sino que además, solventa los problemas de esa mismo tipo que padece una empresa en su conjunto.

Posibilidades coartadas

Si un individuo ve modificado su plan cotidiano por causa de un acontecimiento inesperado que le quita tiempo, contempla todo ello cual si fuese un pasado improductivo.

El conocimiento de que las cosas pudieron haber sido de una mejor manera si se hubiera contado con las circunstancias y el tiempo para ello, genera enfado y frustración. En el caso de las empresas, el tiempo perdido deriva en escenarios futuros con menos posibilidades.

El tiempo de los negocios es el porvenir, la libre alternativa de modificar sus circunstancias, su entorno de acción. Cualquier evento que ocupe una mayor cantidad de tiempo del previsto se traduce en una limitación. Pero mientras que para el individuo se constituye en una mala experiencia limitada al recuerdo, en lo que atañe a las empresas produce unas limitaciones de sus posibilidades de ser.

Ahorrar tiempo, abrirse al progreso

La mejor alternativa para ahorrar tiempo en las empresas es la simplificación administrativa, centrada tanto en la tramitología, como en el archivo en exceso de la documentación. Incluso corregir la segunda acción puede promover la primera.

Una intensa depuración de los documentos bajo resguardo, acorta los tiempos de búsqueda y mejora la eficiencia de la labor de los trabajadores, y la calidad en el servicio que pueden proporcionar al público.

La destrucción de archivos documentales es la mejor alternativa para el ahorro de tiempo para las empresas. Los empleados pueden utilizar todo ese tiempo recuperado, para desarrollar actividades complementarias que aumenten los niveles de productividad para su fuente de trabajo.

Esta dinámica puede derivar en una mayor obtención de ingresos y, por consiguiente, en una mejora del nivel de vida para sus familias. Recobrar el tiempo perdido gracias a la destrucción responsable y periódica de archivos documentales obsoletos es encontrarse con un horizonte ilimitado y abierto al progreso.