Ambas actividades están enfocadas en hallar novedosas vías para que las dinámicas productivas y sociales se efectúen sin daño alguno y de la mejor manera posible. Conozcamos más acerca de la ecotecnia y de sus alcances para la preservación de la vida.

Construcción ecológica

Por ecotecnia se conoce a las diversas técnicas de edificación ecológica que existen en la actualidad o que se encuentran en pleno desarrollo o investigación. Cabe comentar que si bien varias empresas ensayan frecuentemente métodos de energetización alternativa, estas aun no constituyen un número relevante y el desperdicio de agua y energía así como la  polución generada es alta y peligrosa.

La ecotecnia puede ayudar a reducir estos malos hábitos difundiendo una praxis responsable de cuidado y responsabilidad ambiental. Esa misma capacidad, define el sentido de la destrucción de archivos documentales obsoletos: una tentativa por lograr la máxima productividad reduciendo los posibles daños ambientales generados a partir de ello.

Nociones de ecotecnia

Para mensurar la eficiencia energética basta considerar la manera en que se relaciona la energía utilizada y la producción derivada de ella. Elevar la valía de esa medida depende de las alternativas de inversión, cultura y desarrollo tecnológico que se incorporen al esquema productivo de una empresa.

Los estudios necesarios para elegir las mejores condiciones de construcción segura y de ahorro energético son vitales para la consolidación de un proyecto ecotécnico.

Opciones de sano desarrollo

La utilización de energías renovables, es decir, las que se obtienen de modo continuo y sin límite, como por ejemplo la geotérmica, eólica, o hidráulica y además los procesos industriales responsables, como la destrucción de archivos documentales obsoletos, coinciden con la ecotecnia en una voluntad de eficiencia energética.

Algunas de las ventajas derivadas de la implementación de arquitecturas ecotécnicas es la de constituirse en un imán para la inversión y además cooperar para la protección ambiental del mundo. Si bien podría pensarse que este tipo de tecnologías alternativas es de costosa implementación, en realidad no lo es así y más aún si se consideran todos los aspectos positivos que conlleva.

Ahondemos en esta circunstancia a continuación, considerando primero, cual es el peligro real al que están expuestas las empresas y segundo, qué es lo que debe hacerse en una situación de ese talante.

El caballo de Troya

Estadísticas recientes han determinado que el 79% de las firmas que fueron seleccionadas para una muestra, han sufrido casos de sustracción o alteraciones de datos. Sin embargo, lo preocupante es que la mayor parte de las situaciones reportadas ocurrieron como consecuencia de abusos provenientes del interior de esas mismas empresas.

De hecho, el 75% de los delitos fueron cometidos en esa circunstancia, es decir, efectuados por empleados de la propia compañía. Comparado con este auténtico “Caballo de Troya” empresarial, los ataques convencionales de hackers implican un riesgo mucho menor.

Medidas de precaución

Estas cifras únicamente demuestran que las empresas no deberían escatimar en la adopción de medidas que les permitan asegurar los archivos de información bajo su resguardo.

La simple confianza depositada en sus trabajadores no es suficiente, ni siquiera una concienciación general acerca de la gravedad de este peligro.

Aunado a lo anterior, se deben implementar estrictas tecnologías, sistemas y prácticas que garanticen un razonable estado de seguridad para los datos en poder de una empresa.

Peligro virtual, reales consecuencias

Otro dato interesante que arrojaron las encuestas citadas es que alrededor de un 41% de los robos de datos en las empresas se generan en ambientes mainframe, en los que se encuentra el ordenador central.

Tal eventualidad coloca en alto riesgo la privacidad de mucha gente relacionada con una firma en esta situación, puesto que cerca del 80% de los registros que se manejan a nivel corporativo circulan en este tipo de ambientes de trabajo.

Por lo tanto, es necesario tomar las medidas necesarias, aun si exigen cierto esfuerzo de inversión para implementar los mecanismos y desarrollos tecnológicos más eficaces y así prevenir este tipo de delincuencia.

Para una gestión eficaz, destrucción de material obsoleto

En la destrucción documental, nunca hay que perder la oportunidad de remontar el camino y acceder a una ruta más eficiente. Así es como se entiende en los negocios por parte de las empresas de destrucción de documentos en Madrid como All Safe.

En el caso de la administración empresarial, cabe volver de vez en cuando a los fundadores de esta disciplina, puesto que siempre nos pueden dar una nueva orientación para los asuntos empresariales. Henri Fayol es uno de ellos y la destrucción de archivos una buena estrategia para asumir sus planteamientos.

En contra del despilfarro

Henri Fayol (1841-1925) está considerado como el padre de la administración empresarial moderna. En su obra “Administración industrial y general” expone una serie de enfoques de suma valía para la gestión contemporánea de organizaciones productivas.

La base de su propuesta se fundamenta en evitar el desperdicio de recursos y en no privilegiar una estructura centralizada. Para este estudioso, existían constantes ineludibles que determinaban por completo los procesos administrativos de una empresa. De tal modo que la prevención, organización, control, coordinación y medidas similares eran una manera de propiciar el cabal cumplimiento de estas leyes universales.

Depuración administradora

Si concedemos este planteamiento de Fayol, entonces la destrucción de archivos obsoletos se perfila como un recurso muy provechoso para lograr una administración transparente y productiva.

En la sencillez se guarda el secreto de la máxima eficiencia. Y la eliminación de todos esos elementos que obstaculizan la marcha correcta de una compañía es una condición para los máximos logros.

Fayol -adelantado a su tiempo- defendía la especialización de las labores, la estandarización de todos los mecanismos implicados en el desarrollo de un proyecto empresarial y también una toma de decisiones enérgica y prospectiva.

Posiblemente lo único censurable de sus ideas era el escepticismo en cualquier tipo de innovación. Al final, la destrucción de archivos documentales puede proporcionarnos lo más valioso de la visión de Fayol, es decir, una organización diáfana, eficiente y perfectamente estructurada.

Y de la misma manera, por su alto valor depurativo, la destrucción de archivos permite ir más allá de Fayol para abrir la posibilidad de innovaciones, bien cimentadas y con futuro.

Ahondemos en el nexo capital que existe entre la ley y la confidencialidad.

Adaptarse a las circunstancias

Las firmas que más se han resistido a seguir el rigor que establece la LOPD consideran que resulta desproporcionado el esfuerzo que se les solicita cumplir, con respecto a los riesgos que puede evitar la aplicación de la ley.

Incluso la inversión que deben de realizar para adquirir sistemas de protección informática se les presenta como un dispendio cuestionable. Sin embargo, dada la dinámica de los tiempos actuales, en las que la información y quien la detenta es un factor determinante de éxito, parecería que queda fuera de toda duda razonable la pertinencia de proteger la integridad de la información en el ámbito de las empresas.

Una aplicación beneficiosa

Pero además de la certeza anterior, la correcta aplicación de la LOPD conlleva una serie de beneficios adicionales que incrementan tal meticulosidad. Y es que no existe un negocio que no optimice considerablemente su productividad organizando todo con transparencia y buenos manejos.

La información y los archivos que se desprenden de una empresa en normal crecimiento se acumulan poco a poco, hasta hacer improcedente la tarea de conservar toda esa cantidad de datos y de documentos.

Por ese simple aspecto de administración obligada, que conlleva atenerse a lo establecido por la LOPD, ya resulta de gran utilidad su impulso organizador y depurativo.

La seguridad ante todo

Pero por encima de todo está la seguridad. La LOPD puede proteger a una empresa de problemas que otro tipo de legislaciones de menor rigor no podrían.

Un ejemplo de esto lo encontramos en el caso de terceros a los que se contrata temporalmente para realizar ciertas actividades en una empresa y que tienen acceso a fuentes de datos confidenciales, con el riesgo tan grande que esta circunstancia genera.

La LOPD contempla este tipo de casos y puede establecer las responsabilidades que lleven a la resolución de un conflicto.

Podrían parecer difíciles de alcanzar por separado, pero cada uno de ellos tiene la particularidad de que permite el acaecimiento del siguiente objetivo.
Por lo consiguiente, una empresa debe ser comprendida como una estructura perfectamente diferenciada de etapas por concretar, en donde cada una de sus partes condiciona el todo y solamente el conjunto completo justifica la realización cabal de cada una de ellas.

Por el camino seguro

La destrucción de documentos es una actividad de enorme trascendencia, puesto que expone un papel de nexo entre cada una de las labores que conducen al progreso de una firma.
La depuración documental clausura las labores de una parte del proceso productivo y posibilita el trabajo del siguiente. Comentemos algunas de estas pautas de progreso, estrechamente ligadas a la calidad y una enorme voluntad de servicio.

Claves para el éxito

Estas son algunas claves que definen cada una de las etapas conducentes al éxito de una empresa:

1.- Una compañía debe establecerse metas alcanzables, redituables económicamente y que le posibiliten diferenciarse de las empresas competidoras.
Precisamente una eficaz estrategia para lograrlo es la simplificación administrativa y todo lo que esto conlleva, es decir, la enorme cantidad de documentación que paulatinamente se constituye como un lastre para el desenvolvimiento eficaz de una empresa.
La destrucción de documentos es por lo tanto, un apoyo invaluable para llevar a un negocio a su más alto nivel de prosperidad.

2.- Una empresa debe darle cauce a la expectativa de su clientela, disminuyendo lo más posible el margen que hay entre la real efectividad de un servicio y la satisfacción esperada por el público.
Pero esta distancia no es un espacio vacío. Precisamente el error más grande que puede cometerse en la búsqueda de la máxima calidad es visualizar esta distancia como un ámbito por alcanzar cuando lo que se tiene que hacer es rebasar los obstáculos que impiden poder brindar al público la atención, producto o servicio que se merece.

Nuevamente, la destrucción de documentos se perfila como una táctica de sobrada eficacia para poder lograrlo, para allanar el camino de una firma hacia su plena prosperidad.
En realidad, no hay razón para que las promesas realizadas por un consorcio no puedan devenir normas de calidad permanentes. Con herramientas de apoyo como la destrucción responsable de archivos esto es totalmente posible.

Conviene saber de qué manera la LOPD ha podido consolidarse hasta el momento presente y a quienes ha podido apoyar en mayor medida.

Un difícil cometido

La aprobación de la LOPD estuvo encaminada por un afán de adecuar a la estructura jurídica española las directrices de la comunidad europea relacionadas con la defensa de las personas físicas en lo relativo al manejo de datos de índole personal.
La LOPD surgió a partir de la derogación de la hasta entonces vigente ‘Ley de Regulación del tratamiento automatizado de datos de carácter personal’ (LORTAD), que venía siendo la herramienta vinculada a los problemas de violación a la confidencialidad desde principios de los años noventa.

Rigor efectivo

La LOPD ha presentado una doble faceta en el transcurso de su ejercicio: defendiendo el derecho a la confidencialidad- esa dimensión de intimidad tan capital para lo humano- al que todos los ciudadanos pueden y deben ejercer, y también obligando a las organizaciones, ya sean privadas o públicas, a seguir un intenso grado de rigor en el manejo de la información que tienen bajo su resguardo.

Una de las características más controvertidas, pero efectivas, de la LOPD se refiere a las elevadas multas que tiene establecidas para todos aquellos que infringen sus estatutos.

Misión exitosa

La eficacia de la LOPD se ha hecho patente en la concientización que ha logrado entre grandes estratos de la población española.

Hasta 1.600.000 ficheros de información (400.000 del año 2009) están inscritos en la Agencia Española de Protección de Datos. Esto nos da una pauta para comprender el éxito que ha tenido esta ley en el cumplimiento de su sentido esencial.

Otro de los aspectos importantes que pueden ponderarse de la LOPD es el impulso que le ha dado a la práctica del respaldo digital de archivos, un recurso de gran conveniencia para las empresas. La preocupación por la seguridad de la información confidencial ha devenido en la ocupación de protegerla de todass las maneras posibles. Allí se aprecia, entonces, la labor de la LOPD.

Prevenir es esencial para una empresa

En la destrucción documental, nunca hay que perder la oportunidad de remontar el camino y acceder a una ruta más eficiente. Así es como se entiende en los negocios por parte de las empresas de destrucción de documentos en Madrid como All Safe.

Prevenir implica un esfuerzo organizacional bastante peculiar. Desde cierta perspectiva, consiste en mirar hacia el futuro y al mismo tiempo tomar conciencia como nunca del instante actual, de su definitoria singularidad. ¿Qué dinámicas pueden eficientar los procesos de una empresa de cara a posibles situaciones de riesgo? Intentemos responder a ello en lo que sigue.

Lo falso indispensable

Algunas de las acciones que normalmente se toman para preparar a una empresa ante posibles problemas son los siguientes:

1) Recortes de personal o de paga recibida.

2) Adquisición extra de materias primas para la fabricación de un proyecto.

3) Compra de equipos tecnológicos de vanguardia, capaces de acortar tiempos de producción ante eventuales situaciones de riesgo.

4) La contratación de asesores especialistas en rescatar a una firma de una racha negativa o incluso alarmante por cuestiones de falta de recursos financieros o de infraestructura.
Conviene en este punto considerar la pertinencia de estas alternativas.

Remedios peligrosos

La primera alternativa mencionada, que tiene la finalidad de rescatar a una firma de una quiebra segura por medio de la prevención, es la de un riguroso recorte de personal. Y aunque parecería ser un mal necesario, es claro que uno nunca sabe verdaderamente cuales trabajadores, que en la actualidad pueden parecer poco relevantes, tarde o temprano pueden constituirse en elementos clave para la solución de una ocasión de riesgo.

De la misma manera, la segunda, tercera y cuarta opciones, no son recomendables de inicio, puesto que implican un fuerte gasto que en nada puede ayudar a obtener las fuentes de ahorro necesarias para solventar una etapa crítica.

En contraste, la destrucción de archivos documentales puede significar la mejor vía para prevenir una situación de alto riesgo para una empresa. Al mismo tiempo que ayuda a generar ahorro liberando los gastos que implica el resguardo de archivo muerto, propicia el aprovechamiento de espacios para atender otros fines o negocios que pueden ser muy redituables.

Finalmente, lo que se genera residualmente de todo el papel triturado puede ser reaprovechado y así beneficiar los procesos y finanzas de una empresa.

Día de la Protección de Datos en Europa

Sin embargo, gracias a las acciones coordinadas por los diversos organismos públicos y privados se han logrado grandes cosas, en especial en el área legislativa e incluso a nivel internacional.

Esa es la razón por la cual se tiene planeado celebrar en una fecha precisa los esfuerzos por la defensa de la privacidad en el continente europeo. Conozcamos algunos detalles sobre este acontecimiento.

El día de todos

Será el próximo jueves 28 de enero cuando en Europa se celebre el día de la Protección de Datos. Se trata de una iniciativa impulsada por el Consejo Europeo, funcionarios de la Comisión Europea y las diferentes instancias relacionadas con la protección de la información en las naciones integrantes de la Unión Europea.

El propósito de este festejo es difundir a la población del continente cuáles son sus derechos y obligaciones en el ámbito de la defensa de la confidencialidad. La idea es que tomen conciencia de que este problema es más habitual de lo esperado, y que en todo momento y en cualquier circunstancia el derecho fundamental a la privacidad se puede ver amenazado por un sin número de factores que hay que prevenir y eliminar.

Evalúa, una nueva herramienta

En el marco de esta magna celebración la Agencia Española de Protección de datos (AEPD) lanzará “Evalúa”, un software sin costo que tiene por finalidad la comprobación sobre el acatamiento cabal de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), especialmente en entidades empresariales y administrativas.

Será justamente a partir del jueves 28 de enero cuando este programa esté disponible para los interesados. Además, como parte de los festejos, se darán a conocer los “Premios de Protección de Datos 2009”. Estos premios se entregarán a aquellos proyectos que mejor hayan promovido la difusión y avance en la protección de la confidencialidad.

Cabe recordar que la primera ocasión en que fue celebrado en Europa el Día de la Protección de Datos fue en 2007. Un año antes, en abril, el Comité de Ministros del Consejo de Europa había establecido que se realizara tal festejo de manera anual, cada día 28 del mes de enero.

Derivado de ello, se pueden establecer una serie de pautas para acceder a esas opciones de financiamiento, auténticas llaves para el progreso. Comentemos brevemente cada una de ellas.

Para elegir con cuidado

Lo principal es estudiar cual es la opción financiera más conveniente para la empresa propia. Para ello hay que considerar lo siguiente:

Definir los objetivos: Es preciso que una pyme defina sus reales necesidades. Saber cuánto y qué tipo de financiación se requiere, depende mucho del propósito para el que se le destine. Una vía para determinar este dato es crear un mapa de desarrollo con el que se estudien los antecedentes y el más probable porvenir de la empresa. Este ejercicio es indispensable para elegir el crédito más conveniente.

Equiparar requerimientos con opciones crediticias: Normalmente al buscar financiación uno se decanta por la primera opción que se presenta. Pero este es un gran error, ya que no siempre es la alternativa más provechosa y las consecuencias de una decisión precipitada en este aspecto puede tener consecuencias catastróficas para una pyme.

Una muestra del riesgo que implica no tomar la mejor decisión para la financiación puede ejemplificarse en una firma cuyo tiempo de cobro de facturas sea muy prolongado. Esta circunstancia conduce a periodos de falta de liquidez tan largos que puede desestabilizar la dinámica de sus operaciones. Lo que conviene en este caso específico es la alternativa del factoraje financiero, es decir, obtener ingresos por la venta de facturas pendientes de cobro.

El orden y la confiabilidad

Mantener en orden los archivos fiscales de una empresa es un detalle capital para obtener la mejor alternativa de financiamiento.

Las entidades crediticias tienden a aceptar las solicitudes de las firmas que tengan en perfecto estado sus documentos. La destrucción de documentos obsoletos es sumamente valiosa para alcanzar este nivel de organización.

Finalmente, establecer una planificación de pagos de acuerdo al crédito obtenido logrará evitar retrasos en los pagos y las dificultades derivadas de estas perjudiciales demoras.

Mantener un alto estándar de calidad en todos los procesos desarrollados y apoyarse en las herramientas más eficaces para lograrlo es el camino que debe seguir toda firma con deseos de superación.

Ahondemos en este tema en el breve comentario que desarrollaremos a continuación.

De la calidad al desarrollo

El famoso consultor empresarial William Edwards Deming puede darnos una pauta para comprender hasta qué punto es esencial para el crecimiento de una empresa tener una filosofía de la calidad.
De acuerdo a Deming- quien logró con sus teorías la recuperación nipona de posguerra- se puede establecer un sistema de perfeccionamiento productivo para alcanzar cualquier objetivo de crecimiento.

Las premisas de tal esquema de procedimiento comparten un deseo por alcanzar el mínimo posible de errores y el máximo compromiso con la empresa, en aras de su progreso.
En general, Deming propone una mejora holística para obtener los mejores resultados sin desperdicio de tiempo y recursos.

Constancia y dedicación

Deming condiciona una sostenida mejora de la producción, con la posible competitividad a alcanzar. Si se mantiene un impulso firme hacia un hacer correctamente las cosas en toda circunstancia, ventajas como la innovación, un buen servicio y el perfecto cuidado de la maquinaria de producción, llegarán por sí solos y nos conducirán al éxito absoluto.
Pero para ello, se necesita de un constante flujo de inversión que dinamice esta tendencia general hacia el crecimiento.

Una alternativa a esta opción de financiamiento manejada por Deming podría ser el ahorro, generado por mecanismos como la destrucción responsable de archivos documentales y el reciclaje. Lo importante es procurar siempre elevar los niveles de calidad de un producto o servicio con una serie de valores agregados que aumenten su atractivo para la inversión y garanticen la cabal satisfacción del público consumidor.
Toda empresa debe visualizarse a futuro para poder identificar, en primera instancia, sus puntos de mejora y posteriormente, establecer posibles horizontes de prosperidad y crecimiento.