Para una empresa exitosa

Vamos a comentar ciertas noticias relacionadas con el tema que nos darán una pauta de la relevancia de evitar almacenajes documentales inútiles y de riesgo.

Ahorro extremo

Para los que piensen que es excesivo preocuparse por simples papeles, que de cualquier manera se van a ir a la basura, vale la pena destacar lo siguiente: en un análisis desarrollado hace poco tiempo se calculó que en sólo un año una firma dedicada a la destrucción segura de archivos documentales logró hacer que una prestigiosa universidad estadounidense ahorrara $667,882. Esta cantidad provenía de servicios de archivado, lo que permitía liberar espacios para poder ser utilizados en otros negocios redituables, disminuyendo tiempo de búsquedas y retirando oportunamente equipos informáticos obsoletos. Asociarse con una compañía responsable y eficaz de destrucción de archivos puede ser la vía para sanear su empresa y llevarla a los niveles de productividad que siempre esperó.

De simples extravíos a pérdidas totales

Se sabe ya que, en todo el mundo, del 3% al 5% de las empresas extravía documentos y similares de un modo u otro. El costo de cada una de estas pérdidas es de un promedio aproximado de 150 euros. Ciertas encuestas especializadas nos arrojan que las corporaciones que manejan 1millón de archivos pierden hasta 5 millones de euros en documentación extraviada o traspapelada. Parece una cifra increíble, pero grandes negocios se han caído por la falta de un documento oficial, que a la postre, ha aparecido oculto entre montañas de documentación obsoleta.

En este sentido, importantes ejecutivos de la Unión Americana se ven obligados a ocupar anualmente la suma acumulada de cuatro semanas en la búsqueda de algún documento extraviado. En ocasiones se tiende a culpar al personal de este tipo de fallas, sin embargo, no es adecuado proceder de esta manera en cada ocasión: si se analiza con detenimiento el error es básicamente estructural y organizacional. Hay que depurar regularmente la documentación y acudir con las instancias especializadas para deshacerse de lo necesario. Destruir inteligentemente, es prevenir y no lamentar.