Tratamiento documental en el momento de la destrucción

por All-Safe / 19 de Mayo de 2009

En teoría, la mayor parte de las empresas reconocen que únicamente tratan los datos personales en soporte papel cuando se acerca el momento de su destrucción.

Tratamiento documental en el momento de la destrucción

Tratamiento documental en el momento de la destrucción

Esta práctica puede ser adecuada si todos los residuos de la empresa son eliminados de forma correcta. Sin embargo, en la práctica, el papel acumulado en las papeleras sigue un recorrido diferente del papel almacenado en los contenedores de reciclaje o en los de destrucción de documentos confidenciales.

La mayor parte de las entidades cree que el sistema de destrucción de mayor fiabilidad es la trituración del papel. Este sistema garantiza la absoluta eliminación del documento, y por tanto la dificultad de rescatar su contenido. Sin embargo, la mayor parte de las sociedades no emplean este procedimiento de destrucción.

Garantías del servicio

A pesar de que las empresas saben que el mejor sistema de eliminación del papel es el triturado, en la práctica son muy pocas las sociedades que contratan un servicio de destrucción confidencial de documentos con trituración.

El reciclaje podría resultar una buena opción, el inconveniente está en que, en ocasiones, el servicio no puede legitimar la confidencialidad exigida, ya que el tiempo de almacenamiento es extraordinariamente prolongado, y su custodia no cuenta con la seguridad demandada para los documentos confidenciales, la técnica de reciclaje no siempre realiza la destrucción absoluta del papel, y en esta fase se interponen terceros que no asumen compromisos de confidencialidad.

La mayor parte de los proveedores de un servicio de reciclaje, o eliminación de documentos en soporte papel, no garantiza la confidencialidad de los documentos en el instante de la recogida y transporte.

Esto puede significar que el personal encargado a la realización de estas funciones no esté concienciado sobre el contenido de los documentos que trasladan, de manera que tanto los contenedores en el período de la recogida, como los vehículos usados para el transporte, podrían estar en algún momento sin escoltar.

Emisión de certificados

También puede suceder que los camiones dejen la carga al descubierto, lo que provocaría la pérdida de un segmento de la documentación durante el traslado.

Una de las garantías que el contrato con el suministrador del servicio puede contener hace referencia al tamaño que deberá tener el residuo cuando se cierre la fase de destrucción.

Más de la mitad de los proveedores que no son profesionales, sin embargo, no garantizan contractualmente el tamaño de estos residuos. Pocos garantizan por medio de un certificado que presenta una vez finalizada la destrucción y otro tanto lo garantiza sin certificado.

Por eso resulta tan importante que las empresas encarguen este servicio a empresas como All Safe, que garantiza de forma absoluta la fiabilidad del proceso de eliminación de los documentos confidenciales. Una garantía que se concreta a través de un certificado.

 
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